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給領導和同事發郵件怎麼稱呼
給領導和同事發郵件怎麼稱呼
更新时间:2025-07-07 02:08:45

引言:

有粉絲朋友私信問我:

自己原來隻需要向本部門領導彙報工作,現在公司兩個部門進行協作,還需要向旁部門的領導也一起彙報。這發郵件的時候,兩位同級領導的名字誰排在前面?擡頭怎麼寫呢?他琢磨着,這看起來是小事,但要是處理不好,領導們心裡不開心,可有些麻煩。

我告訴他,在職場上,你有而且隻有一位直接領導。隻要是彙報性的工作,一定是先“發送”給直接領導,其他人都是“抄送”,也包括你那位旁部門的領導。如果一定要分個前後,那也是自己部門領導派在前面的。

1.

因為這封私信,我覺得有必要和大家分享一下郵件寫作,因為郵件是職場中使用最頻繁的一種溝通方式,但也是往往最容易被人忽略的。

給領導和同事發郵件怎麼稱呼(如何寫一封有溫度)1

那麼,一封好的郵件到底應該是什麼樣的呢?郵件禮儀和與人見面的基本禮儀一樣,不追求花團錦簇,但要千幹淨淨。簡潔、幹淨是基礎條件,然後才是個人風格。

2.

下面我把郵件拆解開,從标題、開頭、正文、訴求和結尾這幾方面,分别分享給你。

第一,正式的顯示名稱和總結性的标題。

我們收到郵件後首先會看兩個信息:對方的名稱顯示和郵件标題。所以,郵件禮儀的第一步就是請用真名,比如“九垚”或者“某某公司-九垚”。過于個性化或是“二次元”的名稱是不可以用在商務郵件的。

然後是标題,标題是全文的概括,最好能在20字以内總結核心内容。而且好的标題要有交互,溝通,吸引人注意力的效果。

比如這個标題:

《3月19日會議紀要》,這就屬于領導最不待見的郵件,可看可不看,要改成:《請批示:3月19日會後執行方案》

看到沒?這個郵件就不是單純的會議記錄了,你已經把它升格為執行方案,那領導第一時間就會打開郵件看一看。

所以,像“《某某記錄》”、“你好”、“來自某某公司”、“報價單”等等簡單說明的标題,都不是好的郵件标題;而“請批示:請審閱:請指示 什麼時間 什麼事情”才是好标題。

比如:“請批準:某公司關于什麼項目的工程方案和報價”等等。

再比如這個例子:

如果郵件反反複複很多次,已經讨論過很多輪的郵件,甚至讨論的主題都已經發生了變動,那麼你就可以修改下主題,或者重寫一封新郵件,而不是接着“回複:回複:回複··....”

這就是标題的寫法。

3.

第二、我們說如何寫郵件開頭。

說到開頭,你可能會寫“尊敬的某某”或者“你好”、“見信好”等等,是吧?冷冰冰的,沒有感情,情緒,對方會覺得他在和機器溝通。這是我在幾家不同類型的企業裡常看到的郵件開頭。

職場溝通高手們不是這樣寫的,他們會寫得很感性,溫暖,有智慧又個性。

有一次我感冒住了幾天院,病好後回來上班,收到的第一封郵件,是領導發的,他寫到:

“九垚,病好了吧,我去接你,歡迎歸隊,請你吃大餐。”我心裡暖暖的。

我再舉幾個例子:

公司某次會議之後的郵件開頭:九垚,你剛才的發言很精彩!

客戶參加招商會之後的郵件開頭:聞名不如見面啊,九垚,公司組織的招商會讓我受益匪淺。

對方度假歸來之後的郵件開頭:夏天的大連很涼爽吧?想想那個海風,就很想往。

你看,都是短短的一兩句話,然後馬上進入主題。

“我給你發郵件,是想确認一下什麼什麼什麼”

這就是有情緒、有溫度的郵件開頭的寫法。

4.

第三、邏輯清晰的正文。

問候之後,正文如何展開呢?

從内容和格式兩個方面有要求。

首先是内容。内容的要求就一點,詳細、充分,要把對方應該知道的所有信息都表達清楚。

具體的格式是郵件正文一定要分段,你的思考邏輯是以段落為單位的,而且每段隻講一件事。每段文字的第一句是對整段的概括;盡量用小段,不要用大段;盡量用短句,不要用長句;用簡單的詞,不要用複雜的詞;同時,也不要一句話一段,這也是沒有邏輯。

另外,要做小标題,小标題可以降低對方讀者的閱讀難度;如果有圖表、清單就更方便對方閱讀。

這就是郵件正文的寫法。

5.

第四、是訴求部分。這在一封郵件裡是最能體現職業化的部分。

我們對比下面兩種寫法:

第一種寫法:

請各位按時遞交周報,否則按照公司規章會有處罰。

第二種寫法:

我期待在下午5點之前收到各位的周報。如果張三和李四兩位同事實在忙不過來,請提前通知我。我會在下午4點到4點30分這個時間給你們電話,盡量給予你們協助。

第一種寫法,就是上傳下達,語氣還強硬,帶有威脅的語氣。

而第二種寫法,有明确的時間節點,還與其中有困難的兩位同事一并溝通,而且态度謙和,熱情、尊重。

當然,如果是企業下行信函,讓下面的人無條件執行的郵件通知,這裡可以寫 “望參照執行”。

6.

第五、結尾部分。

這裡要總結郵件的内容。

首先,要跟對方強調需要跟進的事情,比如“懇請您撥冗(容三聲)回複意見,非常感激”,“我會每周和您更新這個項目的進程”,“我期待能和您在電話裡進一步讨論”等等。

其次,附上簡短的祝福語,比如“祝:商祺”;親密一些的可以寫“祝:秋安”;再親密一點的可以寫“祝:家人好”。

最後,記得署名,比如“九垚,某某公司”。

7.

最後,這裡有兩個提醒:

第1、一封好郵件的風格。

盡量少用不同大小的字體,不同顔色排版,更不能使用背景圖。而正文排版應該隻用三種方式:有分段、加粗和縮進。

第2、良好的回信習慣。

收到郵件以後盡快回複,這代表了你的能力、工作效率以及對對方的重視程度。你還要善用抄送、回複、密送、回複全部等等這些功能。

簡單說,回信的專業性就代表你的職業化程度。

總之,在按下“發送”鍵之前,請你務必仔細檢查郵件标題、問候語、文字分段、措辭、顔色、字體、署名和附件等要素,直到确認無誤。

我是九垚,是一個專注分享職場幹貨和溝通技巧的職場老兵。如果上面這些技巧對你有用,請你點贊、收藏以便随時實踐,身邊誰最需要這些内容,轉發給他,也讓他跟上你的進度。

#360行閃光時刻#

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