文 | 林凡，17年世界500強工作經驗，10年數字營銷領域專家。職場必備PPT寫作技巧案例、工作方法論，無保留分享。

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職場中寫好一封郵件有多重要？！你寫的郵件會成為你的标簽，會為你赢得尊重。

反之，有一些同學一開始意識不到這些問題，發郵件的時候标題很随意，郵件格式也不對，簽名不規範，這樣始終是會吃虧的。

最近給員工培訓了《職場郵件寫作技巧》，确實有幫助，也分享給大家，歡迎大家收藏、轉發。

• 哪些時候需要發郵件？
• 發送郵件有什麼固定格式？
• 哪些要“注意”？
• 哪些要“避雷”？

帶着這些問題，為大家總結了郵件的使用場景、郵件格式、8個注意事項和6個禁區。

工作郵件有4個功能：

• 确認：通過口頭、電話、會議交流形成的結論，一定要通過郵件确認；
• 需求：向相關同事提出項目需求，盡量把細節處理得簡單明了或可量化；
• 反饋：收到需求郵件應盡快反饋确認收到需求，并說明相應的工作計劃；
• 通知：公司公告、假期安排、會議通知、培訓通知等，這些一般都無需回複；

X 複雜的事情、有争議的事情是不适合發送郵件的。

進入到正式寫郵件的環節，一封郵件分成收件人、标題、正文和附件四個部分：

1. 收件人

包括主送人、抄送人、密送人。主送人是直接相關人員；抄送人隻需知情；密送人不會出現在郵件列表中。

在排序上，其他部門優先，職級越高，排序越前；跨部門的郵件需要抄送自己的直屬領導。

2.主題

1個郵件1個主題，寫明核心事項，長度适中，簡明扼要，讓收件人看一眼就能決定這封郵件，我要不要點開。如果主題不清晰，會導緻查閱困難。

3.正文

正文分成三個段落：

1） 問候

公司内部可以用“花名”，上級可用“領導”，外部公司可以使用其在公司使用的名字。

2） 正文-PAE法則

Purpose：每一封郵件都需要有且僅有1個項目、任務或者需求；

Action：明确動作和時間；

Ending：下圖有幾個表達可以參考。

3） 結尾

結尾要用好自己的簽名，如果你還沒有一個完整的簽名，可以參考同事的，直接抄作業。

4.附件

附件命名要規範，并在正文中提醒查看，如果是特殊格式還需要說明打開方式。另外，如果附件超過4個，那建議用壓縮文件的形式，機密文件要記得用PDF。

為大家歸納了4個格式上的注意事項，和4個禮儀上的注意事項，掌握這幾點，你的郵件看上去就非常專業了。因為有字數限制，這裡就不展開講了~

• 不要用過多的粗體去強調，當你強調過多的時候會讓收件人覺得你情緒有問題；
• 紅字牢記不要用于人名（千萬牢記！！）
• 郵件中慎用問号、感歎号或表情；
• 需要回複的人，放抄件人，需要回複的人放主送人；
• 不要放過大的附件，附件過大導緻郵件被攔截；
• 不要就同一個問題多次回複讨論，不要蓋高樓，如果同一問題交流回複超過3次，建議通過電話等方式溝通，郵件已經不是最好的交流方式。

最後，無論是當面交流，還是郵件溝通，我們還是時時刻刻講究禮儀。

這裡也分享一下我非常喜歡，并且在身體力行的四句話，與大家共勉。

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