一般來說，職場方案通常以Word和PPT兩種形式輸出。

不管采用哪種方式，如果僅僅用密密麻麻的大段文字來表述，總會讓人感覺體驗感不好，信息傳遞的有效性不強，也不容易被人理解和記憶。因此，“圖文并茂”的形象化呈現就顯得非常重要。

不僅方案如此，其他類型的寫作都需要對文字做“視覺化”處理，才能更容易吸引讀者的眼球。有句話叫“好圖勝千言”，說得就是這個道理。

随着科技的進步和條件的成熟，越來越多的人在演講或彙報方案時都會選擇使用PPT作為背景。無論是TED演講，介紹方案，推介産品，講述故事，都會使用一些PPT來配合。這種方式與過去“幹巴巴”的演講和彙報相比，增添了不少色彩。

這些PPT風格往往簡潔明了，有的隻有一張圖片，或一句話，或一個數據，但這并不會影響信息的傳遞，反而能夠更加突出主題和重點，牢固地抓住觀衆的注意力。

在實際工作中，許多職場人士常常忽視圖形的運用，寫出一大段讓人頭疼、令人心煩的文字，不僅使方案單調乏味，又不易讓人理解和接受。

從信息傳遞的角度來看，圖形可以說是文字的進一步抽象，或者說是視覺化的展示。

這種抽象，本質上是一種化繁為簡的處理方式，可以舍去那些多餘而無實際意義的信息，隻保留和傳遞最有效的部分信息，可以說，使用圖形可以起到“引導”讀者視線和思維的作用。

如果我們的眼睛發現了有趣的事物，那麼我們的思維就可以持續地保持專注。正是因為這樣，那些簡潔有趣的信息，才能抓住我們的眼球。

圖形化處理，并不是簡單地給文字配上圖片，或者圖表，而是進一步處理信息，将信息之間的邏輯關系用一種更直觀、更形象的方式呈現出來，從而幫助讀者準确而有效地理解所要表達的内容，甚至快速完成記憶。這種處理信息的方式被稱為“形象化”。

形象化呈現，讓我們有機會對信息之間的關系做更深入的思考和進一步的梳理。不僅便于讀者理解，更有助于我們自己把問題想清楚，搞透徹，從本質上弄清信息之間的邏輯關系，最終做到深入淺出，以形象化的方式清晰直觀地呈現出來。

正因為有了這種形象化的信息處理方式，才使我們的說話或者文章内容思想深刻，呈現出來的方式淺顯易懂，直觀明了。

世間萬物的信息量非常龐大，但通過“縱向分層”，“橫向分類”後，可以把它們濃縮成一個圖表，這種方式就是一種以簡馭繁的形象化表達。

在形象化表達中，信息的排列要與信息之間的邏輯關系相匹配，畫出的圖示，包括圖形、圖表等，要與信息之間的關系相匹配，最後的形象化展示要與信息傳達的核心思想相匹配。

方法和形式可能變化，但信息之間的邏輯關系卻保持不變。

形象表達一般分為三個步驟。

第一步是關系匹配，就是要深入探尋和發現信息要素之間的相互作用和相互影響，搞清它們彼此的連接方式，理清信息要素之間的關系。

第二步是圖示表達，就是要選擇相應的圖示，準确恰當地展現信息之間的關系。

當關系明确後，需要思考如何用恰當的圖形，将信息要素之間的關系更直觀地呈現出來，借助“圖示”進行更加直觀的“解釋”。

将各種關系圖示化，不是為了畫圖而畫圖，而是為了幫助對方更好地理解和記憶。

第三步是形式包裝，通過某種方式對信息做進一步處理，使其更加精煉、簡潔，且容易記憶。

當我們明确了信息要素之間的關系，也找到了合适的圖示進行展現，但由于信息量很大，仍然不利于信息記憶和廣泛傳播，此時，就需要我們進行形式上的包裝了。

形式包裝，就是對信息進行特殊的加工和處理，使原本紛繁複雜的信息，得到高度的提煉和精簡，以更高層次抽象概括的方式呈現出來。

形式包裝的方法可以分為四大類：簡化、類比、整合和引用。

1.簡化，主要是通過拆解、隔離、删除、突出等手段，對文字進行處理，将文本數量進行大幅壓縮和精簡。

其過程一般是：把一段話濃縮成一句話，再抽象為一個字。

2.類比，主要是将信息之間的關系類比為某一事物、形象或某種行為、動作。

比如，把老百姓比作水，提出“水可載舟，亦可覆舟”的言論。

3.整合，就是用詞語、字母、數字和顔色等形式，将原本零散的信息整合到一起。

在日常生活和工作中，經常會使用這一方法。比如現在出門四件事“伸手要錢”（身份證、手機、鑰匙、錢包）。

4.引用，包含了類比和整合思路，将一些耳熟能詳的那些廣告、歌曲、名人名言和流行語等元素引用進來，作為圖形化展示。

在實際運用時，四種方法常常搭配使用，打出組合拳，這樣才能發揮最大的威力。

在最終演示時，形式包裝需要配上相應的圖示，這種圖示更加側重于形象化，能實現以簡馭繁，重點突出，讓對方花費少量的時間和精力，就能深刻地記住更多的信息。

通過視覺化、形象化的過程，為枯燥的文字配上生動的圖示，提煉出形象且易于理解記憶的包裝形式，可以實現文稿的升華。這種方式不僅在方案寫作時可以用，在其他寫作場景也都能使用。

職場寫作，基本要求就是清晰準确、富有邏輯，這也正是“結構化寫作”所專注的核心理念。