一、紅頭文件的制作及标準

1、進行頁面設置

選擇“文件”——“頁面設置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米　下：3.5厘米　左：2.8厘米　右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，将“頁眉和頁腳”設置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網格”附簽，“字體設置”，“中文字體”設置為“仿宋”；“字号”設置成“三号”，單擊“确定”按鈕，選中“指定行網格和字符網格”；将“每行”設置成“28”個字符；“每頁”設置成“22”行。然後單擊“确定”按鈕，這樣就将版心設置成了以三号字為标準、每頁22行、每行28個漢字的國家标準。

2、插入頁号

選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設置為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”設置為“外側”。然後單擊“格式”按鈕，“數字格式”設置為全角的顯示格式，單擊“确定”按鈕，再次單擊“确定”按鈕完成頁碼設置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線；并将頁碼字号設置成“四号”；字體任意；奇數頁的頁碼設置成右空一個漢字，偶數頁的頁碼設置成左空一個漢字。

3、發文機關标識制作

選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠标将會變成“┼”，在Word 2000版面上單擊鼠标左鍵，出現一個文本框，在該文本框内輸入發文機關标識，輸入完成後，選中該文本框，單擊鼠标右鍵——“設置文本框格式”，在這裡來設置紅頭的屬性。

選擇“顔色和線條”附簽，“顔色”設置成“無填充顔色”。選擇“大小”附簽，“高度”設置成“2cm”；寬度設置成“15.5cm”。注：用戶可根據實際情況調節尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁面”；垂直對齊： “絕對位置”設置成“頁邊距”， “下側”設置成“2.5cm”——平行文标準，“8.0cm”——上行文标準，注：用戶可根據實際情況調節尺寸。然後單擊“确定”。

選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊“确定”完成。文本框屬性全部設置完成，單擊“确定”按鈕。選中文本框内的全部文字，将顔色設置成“紅色”，字體設置成“小标宋簡體”，字号根據文本框的大小設置成相應字号，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。

4、紅線制作

首先将“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠标會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠标從左到右劃一條水平線，然後選中直線單擊鼠标右鍵，選擇“設置自選圖形格式”，紅線的屬性在這裡進行設置。選擇“顔色和線條”附簽，“顔色”設置為“紅色”；“虛實”設置為“實線”；“粗線”設置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設置成“頁邊距”，“下側”設置成“7cm” ——平行文标準，“13.5cm”——上行文标準，注：用戶可根據實際情況進行調節。單擊确定。

5、文号制作

平行文文号：文号——三号仿宋、居中顯示。

上行文文号：文号——三号仿宋字體、左空一個字的距離；簽發人——三号仿宋字體；簽發人姓名——三号楷體、右空一個字的距離。 注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：選擇“插入”——“符号”——“符号”附簽，找到六角符号後，将光标置于準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

6、主題詞制作

選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠标右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設置為“居中”；然後單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中将每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體内容：主題詞用三号黑體；主題詞詞目用三号小标宋；抄送、抄送單位、印發單位及印發日期用三号仿宋。

7、保存成模闆文件

單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模闆（*.dot）”；“文件名”：給模闆命名；“保存位置”：模闆所在路徑（一般不做，默認即可）。 至此，模闆制作完成。以後所有屬于此種類型的公文都可以調用該模闆，直接進行公文正文的排版。 要對該模闆進行修改，可以調出相應模闆，方法是：選擇“文件”——“打開”，找到相應的模闆路徑，若模闆保存時按系統默認設置的，然後單擊“打開”按鈕調出模闆即可進行修改。

二、公文正文排版

1.依據模闆建立新公文：選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模闆，單擊确定，調出模闆。

2.制作公文正文内容：正文内容根據用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中将文字複制進來，但必須遵循以下國家标準：

标 題——二号小标宋字體，居中顯示； 主送機關——三号仿宋字體，頂格，冒号使用全角方式；

正 文——三号仿宋字體；

成文日期——三号仿宋字體，右空四個字的距離，“○”和六角符号的輸入方法一緻，不能使用“字母O”或“數字0”代替。

文号、簽發人、主題詞——按照模闆定義的字體填寫完整。最後，将紅頭、紅線、文号、簽發人、标題、主送機關、正文、成文日期、主題詞的相互位置調整好。

三、用Word制作電子公章

1、圖章輪廓

選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個圓，設置為“無填充色”，線條寬度為2磅，顔色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。

2、編輯文字

在文檔中插入藝術字，選擇環形藝術字，輸入内容後設置字體、字号，然後用藝術字周圍的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經畫好的圓内，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動到準确的位置。并把藝術字設置成紅色。

3、插入五角星

在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然後在文檔中畫出一個大小适合的五角星，并設置成紅色，移動到圓中合适的位置，然後選中圓、藝術字、五角星，單擊鼠标右鍵，選擇“組合”，一個公章就制作出來了，要用時複制一個到目标處，是不是很正規啊！

但是，用Word制作電子公章可以用在一般的文檔中，但如果是正式的行文，則要求公章有防僞功能，别人不能仿制，這時候，我們可以用辦公之星來制作可以防僞的電子公章。

◆制作可以防僞的電子公章

在辦公之星中，制作公章就簡單得多，直接在“插入→印章→圓形印章”中即可加入印章。在對話框中設置好印章的參數時，在文本中就可以看到印章的情況。

特别的是，軟件對生成的印章有對應的數字防僞标識，你還可以給印章設置密碼來進行保護，防止非授權的編輯。

當要查看印章的真僞或對印章進行修改、複制時，可以右擊印章，出現“印章密碼”對話框，要求輸入正确的密碼，同時顯示印章的數字防僞标識（在此可以驗證印章的真僞）。

其實，如果要進行網上發文件，可以先在辦公之星中制作出一個标準的電子印章後，複制到Word中，保存後，就可以經常調用了。

◆如何設置文檔、文字、圖片“不打印”

1、打開選項

2、視圖----格式标記-----（勾選）隐藏文字

4、确定

5、在文檔打印任何文字，或是插入文本框，在文本框内輸入文字。①選擇你不想打印的文字，②CTRL D（字體），③在效果欄--隐藏文字（勾選--确定）

此時你文檔的文本是你看的到，但不打印的。