雖然現在大學生們習慣用微信或信息來聊天，但是在跟大學教授聯系的時候，還是需要發電子郵件。學生平時發微信很随意，不需要字句斟酌，還可以用符号或表情包來表達。

但如果要給教授發郵件，就不能随意了，需要遵循一定的準則，否則将會影響到教授對學生的看法。本期，我們給大家詳解：給教授發郵件的方法——該做的、不該做的你都該知道！

這些坑，你不能踩

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• Email from a personal account.
• 從私人郵箱發送電子郵件
• Use a nondescript subject line.
• 使用不專業的主題行
• Forget a proper salutation.
• 忘記使用恰當的敬語
• Rush the professor.
• 催促教授

01

不要用私人郵箱給教授發郵件

給教授發郵件的時候，最好使用大學為你注冊的官網郵箱，而不要使用你的私人郵箱。因為私人郵箱發給教授的郵件很有可能會被拒收，或者直接被防火牆系統丢進垃圾箱裡。

此外，使用學校為你注冊的官方郵箱地址也會顯得更加專業，如果你的私人郵箱賬号是你的姓名拼寫的話還無傷大雅，但如果你還在用10歲時心愛動漫人物的名字做郵箱賬号的話，則會顯得幼稚而不專業。

02

不要使用不專業的主題詞

電子郵件的主題行跟正文内容一樣重要，清晰的主題詞可以讓教授們了解該郵件内容的緊迫性。學生可以通過使用言簡意赅的主題行展現出自己的專業度。

如果你有問題想問教授，在郵件主題行中就要具體說明這個問題是什麼。比如，你可以說“關于第二章複習資料的問題”，而不是簡單的寫個“問題”。

03

忘記使用恰當的敬語

一個恰當的提稱語和稱謂将讓你事半功倍。如果這是你第一次聯系這位教授，你可以用“Dear”或“Hello”來開頭；如果你和這位教授已經有過多次通信往來了，也可以隻說“Hi”，但需要注意的是，如果是第一次給對方寫信的話，使用“Hi”來開頭會顯得過于随意。

接着需要寫收件人的稱謂，例如“Professor”或者“Dr.”，簡寫成“Prof.”也可以。一般來說“Professor”是最常見的稱謂，但如果你的導師隻擁有博士學位，而還沒當上教授，例如可能還是一個博士後研究員，那麼你可以稱他為“Dr.”。

不要用“Mr.”或“Mrs.”這種區分性别的稱謂去稱呼你的教授，雖然美國高中裡經常會用這類稱謂去稱呼老師，但用在寫給大學教授的郵件中就會顯得不夠成熟、沒有專業風範。

特别注意的是，确保你把對方的名字拼寫正确，不要直接套用發給A教授的郵件，草草修改後又發給B教授，卻忘了把稱謂改成B教授。一些老師的名字裡可能有連字符，或者獨特的拼寫方式和大小寫規則，因此在撰寫電子郵件的時候要格外注意這些特殊的小細節，這将會讓收件人感到你的誠意和尊重。

04

不要催促你的教授

要給教授足夠的時間來回複郵件。如果你問了一個需要教授回答的問題，教授沒有當下回複你，那麼你可以在兩天後再發一封有禮貌的催促郵件（避開周末）。

建議學生最好在發催促郵件之前先等待一個星期。因為教授的收件箱裡有很多郵件需要看，還有其他工作職責也需要處理。

你該做到的

• Consider whether an email is necessary.
• 考慮是否有必要發送電子郵件
• Be concise.
• 做到簡明扼要
• Proofread.
• 檢查校對

01

考慮是否有必要發送電子郵件

向教授發郵件之前一定要三思。比如，你想問的這個問題，教授是否已經在教學大綱裡說過了？你可以先自己去查閱教學大綱，或請教身邊的同學。

要記住，在發郵件向教授提請求之前，需要确定這個問題是你自己無法解決的。而不是提出一大堆你原本可以自己找到答案的問題。比如，假設你打算問教授周一的課上你有沒有漏掉哪些知識點，這個問題你完全可以向其他同學求教或借閱他們的筆記，而不必寫一封郵件給教授，讓他知道你周一沒有好好聽課。

02

做到簡明扼要

清晰的表達非常重要，學生應該在郵件交流中盡可能少占用教授的時間。教授每天都很忙，有上課、部門會議、專業會議、學術研究和刊物出版等事情需要去做，所以他們閱讀和回複郵件的時間也會慢一些。如果你想要跟教授分享比較複雜的信息，你還可以考慮用郵件以外的溝通方式，比如打電話或開會等方式。

03

檢查校對

在你按下 「發送」按鈕之前，一定要确保自己的郵件内容是正式的、語法正确的。很多大學教授表示，他們經常收到沒有标點符号、沒有大寫字母的電子郵件，内容裡竟然還出現像LOL這樣的縮略語。

如果你希望教授能夠重視你的需求，那麼你應該把郵件寫的更加專業，并且進行檢查和校對。