以Word為例，格式刷位于開始選項卡的左上角，圖标是一個刷子的形狀。格式刷可以把已有的屬性應用到現有的文檔、段落、文字等方面。
格式刷是Word中的一種工具。格式刷提供複制文字格式、段落格式等格式，在給文檔中内容重複添加相同的欄目時來進行複制。格式刷能夠将光标所在位置的所有格式複制到所選文字上面，大大減少了排版的重複勞動。先把光标放在設置好的格式的文字上，然後點格式刷，然後選擇需要同樣格式的文字，鼠标左鍵拉取範圍選擇，松開鼠标左鍵，相應的格式就會設置好。
對于圖形，格式刷能很好地與圖形對象（如自選圖形）結合使用。不過，隻要将圖片的環繞樣式設置為“嵌入型”（在“繪圖”工具欄上，單擊“繪圖”，然後指向“文字環繞”）之外的任何樣式，就可複制圖片格式）。格式刷無法複制藝術字（使用現成效果創建的文本對象，并可以對其應用其他格式效果。）文本上的字體和字号。
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