今天在回複同事郵件時候，發現了一些問題，有感而發寫了下，這個被大家忽視，但是有非常重要的郵件溝通問題！

Email郵件是個神奇的東西，比起訊息，它顯得較正式，因此成為許多人職場上愛用的工具之一，你可能想要與某公司合作或是有事需要公司裡别的部門來協助！

Email，是職場人的職場名片，也是和同事、客戶、領導等最常用的溝通方式之一。你也許會說，email嘛，天天寫，有什麼難的？殊不知：很多人明明很努力，卻在職場上止步不前，其實是忽略了通過email進行高效、專業的職場溝通的重要性！那麼，到底什麼才是好的職場email？

為了達到這個“有效溝通”的目的，就産生了大家口中所說的Email的幾個rules：

• 節約時間，直奔主題 : 在Email一開始就表明自己寫這封Email的目的
• 重點明确，邏輯清晰: 讓對方一眼就能看明白你要講的内容。比如分段縮進，或是用Bullet Points列出你的觀點。
• Action Action Action: 就是讓對方明确地知道你需要他做什麼。

1. 回覆的信件标題已經不是讨論重點

在讨論事情時我們常常會直接回複對方信件，所以幾次來往之後，标題可能會變成「Re: Re: Re: Tuesday?」。或許一開始你們想約星期二讨論事情，但是之後的内容應該早就與「星期二」無關，所以為了讓彼此一看就明白信件内容，改個标題吧!不然若對方是個大忙人，每天有幾十封email在往來，你那标題不明的信件搞不好就被忽略了。

2. 你的内容沒有明确重點

有時你可能洋洋灑灑打了一堆字，但是仔細一讀卻發現其實沒什麼重點，這樣隻是浪費彼此時間。你可以試着将你想表達的東西用一句話講出來，若發現不行，可能就要重新整理一下思緒了。盡量在前三句話就點出重點，最後要收尾時可以再換個方式強調一次，讓對方清楚接收到你的訊息。

3. 忽略開頭的問候語

如果已經是往來很多次的email，人們可能會省略開頭的問候語，但是一句簡單的「XX您好」或「哈啰，第三組的夥伴們」，都可以讓對方覺得比較有溫度，也會更願意去了解你想傳達的訊息。

4. 想感謝對方卻顯得很空洞

受人幫助或是收到别人送的禮物，難免會想寫封感謝信給對方，但是隻寫一句很簡單的「謝謝」又顯得太随便、沒誠意，所以要感謝别人時，記得寫下他們的實際作為，該是他們的功勞就不要吝于稱贊、感謝，會讓對方覺得受重視，未來你們的關系也可以更緊密。

5. 太多字

你的目标應該是要在有限篇幅内，簡短扼要的說明重點，而不是寫一堆小細節讓人看得眼花撩亂，篇幅太長的email也會讓人沒耐心看完喔，所以你可以遵循以下步驟:

• 删掉多餘的字，尤其是那些沒意義的形容詞，你不是在寫文章，而是在溝通。
• 将内容分段，每段大概2-3個句子就可以了，才不會顯得内容很多。
• 善用标号，如果是可以列點的東西，就用列點的方式寫出來吧，這樣可以讓對方清楚你想表達的，你也不用為了整體的順暢度加那些冗言贅字。

6.錯别字

如果是英文的内容，文法跟拼字當然很重要，如果句子結構完全不對，讀的人根本就看不懂，還要花時間去猜你想表達的，這樣反而浪費時間。如果是中文内容，錯字也需要注意，所以按送出之前，檢查一次信件内容吧。

7. 隻有批評沒有建議

如果有人表現很差，你覺得需要批評他、點出他的錯誤當然可行，但是不要隻會批評，你有什麼改進的建議，甚至是自身經驗都可以跟對方分享，一封充滿攻擊性的批評沒什麼意義，那隻會讓彼此關系更差而已。

1.有力的主題

人們每天在收件箱裡會收到大量的電郵。想讓你的郵件脫穎而出，給它起一個吸引收件人眼球的主題就很重要了。主題還要和電郵内容密切相關。如果回複時能換個主題，就會比“回複：”好多了。

2.正确地發送

把郵件發給正确的接收人是很重要的。沒人想在收件箱中看到與自己無關的電子郵件。隻有必要的時候才可以使用抄送和密送功能。此外，電子郵件還應該因人而異，這樣更能使别人覺得與自己密切相關。

3.語法準确無誤

在電子郵件中看到錯誤是很使人厭煩的。所以你要在寫完後檢查語法和拼寫。使用錯誤語法隻會降低你的公司和你自己在收件人眼中的公信力

4.言簡意赅

人們的注意力是有限的，所以想盡快讀完郵件。因此，盡可能在你的電郵中使用簡單明了的英語。比如，用“buy”而不要用“purchase”。避免陳詞濫調，像是“但并非最不重要的"，還有法律術語像“參考”或者“請于簽字人聯系”。

5.适當的格式

你郵件的所有内容不應該都放在一段，這會使讀者很難理解你的意思。還要避免有很多從句的長句複雜句。有邏輯地組織你的文章，包括要點，标題和用于說明的副标題。

6.适當的措辭

像緊急、重要這類的詞旨在抓住收件人的注意力。如果在不必要的時候使用這些詞，你的郵件對收件人來說就會顯得沒有價值。所以，慎重使用“緊急”，隻在真正必要的時候才選取這類詞彙。

8.使用鍊接和附件

有效地使用附件和超鍊接會幫助你以高效的方式傳達信息，還可以使你的郵件引起注意。使用鍊接而不要複制粘貼大段的内容。

9.給出回複的截止日期

如果你的郵件需要回複，那麼郵件中應該給回複人明确指出截止時間。這使收件人更容易理解你想讓他做什麼。

10.給出明确的行動指令

如果你的郵件要求讀者完成某項行動或任務，那麼指令應該清晰明了。不止一次提及，那麼讀者就不會漏掉了。

職場，有時候更需要注意細節！