小小是一個普通的小學老師。

我非常佩服小小老師，因為在她「小學老師」身份的後面，有一個大大的斜杠。

- 兒童教育講師

- 你真棒社群聯合創始人

- 一線教師

- 青年思維導圖講師

- 職場特困生幫扶社成員

已經出了兩本書：

1- 《噓！告訴你一個秘密 》

2- 《成長進階的路上并不煩惱》

第3本正在排版印制中。

但是，就是這樣一個厲害的人，還是被Excel的問題給難住了。

這個但是的轉折，怎麼感覺像是在說：你看，馬雲這麼厲害，還是不會包快遞啊（捂臉）。

1- 問題描述

通過提問的方式，就能感受的小小老師的優秀，一下子就看明白了需求。

表格放大一點看看：

表1

表2

看完表格，我陷入到了深深的思考：這些表都是弄啥嘞？

2- 原因分析

還是用2W1H的框架梳理一下先。

WHAT，這些表是幹啥的

表1的裡面保存的是所有老師的課程排配計劃。

各個标題的大概意思是：

1- 星期，就是星期幾上課

2- 課時，今天第幾節課

3- 班級，給哪個班級上課

據說，這個表是系統裡直接導出來的。

看來，我們理解的「系統」，不是一個系統。

表2

和表1相比，表格2的内容沒有太大的變化，隻是結構上有所調整。

隻保留了「1星期」和「2課時」這兩個标題，因為這是指定班級的課表，後續要粘貼到班級教室後面的。

WHY，為什麼要進行轉換

表1，是一個課程排版總表，方便教務管理人員，全面的掌握各個老師的排課狀況。

表2，是單個班級的課程表，方便學生了解課程計劃。

所以，從「教務人員」到「學生」的視角轉換，讓我們需要把表1轉成表2的格式。

HOW，怎麼轉換表格

舉幾個簡單的例子，我們來梳理一下轉換的思路。

積木

要把汽車形狀的積木，改成飛機的形狀，首先要把積木全部拆開，然後重新拼裝。

冰塊

要把一個方形的冰塊，改成圓形冰塊，首先要把冰塊化成水，然後重新冰凍。

排課表

要把排課總表，改成班級單獨的課表，首先要把總表拆成一行一行的數據明細，然後重新統計。

如何轉換

那麼這個表的轉換過程，就清晰了：

1- 總表拆分。把總表拆成數據明細

2- 排班統計。根據數據記錄，重新統計排版表

3- 解決方法

1- 總表拆分

把總表拆成一條一條的數據明細，這個數據明細是什麼樣子呢？

大概就是上面你看到的樣子，每個班級、課時、星期、老師是一條記錄，如果有新的記錄，就不斷的往下添加。

這也是系統設計中經常用到的「數據庫」的概念。

怎麼拆分？

拆分的方法有很多，比如Power query、方方格子、易用寶等等，都可以實現這個效果。

但是記住一條，千萬不要手動複制粘貼。

因為這個表格不是很規範，有雙行标題，我選擇了靈活性更強的「萬能輸入表」。

1- 設置模闆。

根據表格的排版，設計轉換的模闆。

2- 轉換數據。

模闆設計好之後，點擊「保存數據」按鈕，「萬能輸入表」就根據字段的位置，自動的把排版總表，變成了一個數據表。

點擊下面的圖片，了解「萬能輸入表」。

2- 排班統計

有了拆分後的數據表，接下來就是根據數據表，制作排版表了。

看到排版表的結構，肯定有人會想到用透視表來完成（我就是那個人）。

透視表隻做計數統計

但是，正如你看到的效果，透視表統計出來的，是各個老師的排課數量，并不是排課内容。

排班表裡顯示的課時名稱

使用Power query中的的透視列功能，可以更好的實現這個效果。

最後，再根據最終的效果，使用下拉菜單、INDEX函數，實現動态的篩選，選擇班級試試查看對應的課程表。

4- 總結

這篇文章，你肯定會有很多的困惑，這是正常的，因為你需要學會的，應該是下面這些：

1- 數據處理流程

了解數據處理的過程，總表->數據表->排班表

2- 數據明細概念

明白所有的數據格式的源頭，都是一個數據明細表（數據庫）

3- 數據彙總工具

要擺脫手動統計，你需要了解各種工具：Power query，方方格子、易用寶、萬能輸入表、Power Pivot、Power BI等等。

工具使我們變的更加強大！

5- 提問

你們公司有沒有這種「中看不中用」的系統？導出來的數據，自己還得再重新整理。

大家一起來吐槽一下。

我是拉小登，一個會設計表格的戲精Excel老師

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