Ｑ：我是一位主管，我的部門裡有一位員工已經入職半年。他的工作态度良好、工作時也算認真，但目标達成狀況卻常常不如預期，工作進度也時常落後。在進行績效面談時，我應該要如何給予反饋和建議，才能在不打擊他的信心之下，協助他做出改變，提高工作效率？

Ａ：過去，許多主管習慣單方面地對下屬責難，習慣上對下單向地要求下屬，這樣不對，應該那樣做，然後要求下屬照着修改。但這樣的做法會讓下屬習慣聽令行事，失去了主動思考的能力。

許多年輕的員工非常注重正向的體驗與感受，因此，主管應采用較為公開、透明的模式，與員工進行真誠的雙向對話，才能發揮反饋的功用，激發員工工作的積極性。

想要通過績效面談與反饋，協助員工改善，主管事前的準備相當重要。以下五個準備，可以協助主管避免提出過于偏頗的反饋：

1.掌握員工的個性

如果能夠在績效面談之前，對員工有更多的了解，像是了解員工在面對沖突時，會采用什麼溝通方式、帶領團隊時，傾向如何做決策等等，在評估時，就能做出比較正确的判斷，并且避免誤解。要做到這點，除了依靠主管平常對部屬的觀察之外，也可以運用一些性向測驗，如DISC、Hogan，以及MBTI等工具。

2.落實更頻繁與即時的反饋

許多企業一年隻有兩次的績效面談，然而，若想了解員工實際上的表現，隻靠兩次會談遠遠不夠。因此，主管應養成即時與員工交流的習慣，一個月應該有多次非正式的會談，利用短短幾分鐘的時間，了解員工在工作上是否遇到困難。

3.充分溝通、寫下期望

主管可以事先與員工讨論，并寫下員工應該達成的具體目标和期望。有些主管可能會認為，隻要有口頭上的承諾就足夠，然而，實際将目标寫出來，能夠讓員工更明白主管希望看到什麼樣的成果。

4.收集利害關系者的反饋

在檢查員工表現時，除了以自己的角度觀察，也可以收集其他利害關系者的意見。例如，詢問其他同事，或是與員工合作過的其他人員，如其他部門的主管以及窗口。

若主管想要讓同事們安心給反饋，平常就需要建立起雙向的信任感。主管平時要以身作則，說到做到，展現對團隊共同目标的關注，以及對于同仁們的尊重與關懷。

5.标準化績效評估的相關作業、表單和流程

在績效面談給予員工反饋時，要避免提到與工作無關的事，偏離主題，同時應該明确、及時，将反饋内容聚焦在成果或行為。

面對表現不佳的員工

一般來說，若是表揚表現良好的員工，主管可以直接在公開場合提出；然而，若是要給績效表現不佳的員工負面反饋，則應該找時間與員工私下讨論，并且務必提供建設性建議。

與表現不佳的員工績效面談時，主管可以遵循下列步驟：

步驟一：正向意圖

主管開口之前，需先檢查自己是否抱持關懷态度、自己能否以身作則、自己能否說到也能做到、是否為了達成團隊共同目标考量出發，以及給反饋的時間以及地點是否适當。若是讓員工感受到不友善的态度、主管言行不一緻，且隻是為了主管自己和工作無關的私利、主管個人的情緒發洩，并在開放工作空間裡當衆指責員工，績效反饋的效用往往會大打折扣。

步驟二：請求許可

給反饋之前，主管先詢問員工，并和他約好時間，而不是突然告知他，這能夠讓員工先有心理準備。

步驟三：陳述具體内容

無論部屬表現好或不好，主管都需要具體地将他的表現說出來。要做到具體說明，就應包含三個部分：

1.情況：事件發生時的狀況、相關的人事時地物，員工在其中扮演的角色。

2.行為：員工在事件發生時，做了什麼事，有什麼樣的表現，且是以具體的行為來說明這表現。

3. 影響：做了這件事之後，帶來什麼正面，或是負面的影響和結果。

步驟四：再次強調，并且說明員工的行為會産生什麼樣的影響

當主管告訴員工，他有哪個地方做得好，會讓他更清楚自己應該往哪個方面努力；當主管說出不好的地方，也可以讓他知道是哪個部分出錯，并思考修正的方式。