說起公文，很多體制内上班的小夥伴應該最熟悉不過了，畢竟很多人每天上班的大部分時間和精力都花在處理公文上面，那麼私企呢？其實大家跟公文也有很多接觸，最常見的比如行業主管部門下發的一些通知文件等等，而且，公文其實嚴格來說，不僅僅指的是我們通常意義上所理解的“紅頭文件”。

但是，一份公文究竟指的是什麼？公文最常見的格式要素有哪些？包括我們在拟寫公文中最常見的失誤有哪些？今天我們一起來聊聊公文寫作這件事兒。

如果單純從字面意思上理解的話，公文其實泛指所有的公務文書，也就是說，但凡和公務活動有關的一些文書資料，都可以稱之為公文，比如公司給你印制的名片，或者你外出辦事給你出具的介紹信等，都可以算是公文。但是狹義的公文，我們通常理解為應用文，也就是最常見的紅頭文件和相對正式的彙報材料等等文件資料，當然像華為、阿裡巴巴這些大型企業内部也有一整套内部電子郵件的體系，那麼這些内部郵件嚴格來說也是一種公務文書。

本文我們主要來讨論一下最為常見的“紅頭文件”的格式和寫作要點。

那麼對于很多體制内單位來說，紅頭文件的地位和意義是不言而喻的，但是很多人經常看到這些紅頭文件，可一旦真的讓他去拟稿寫一份紅頭文件，很多人往往會不知從何下筆，為什麼呢？因為公文它不像一般的文件資料，它是有明确的格式規定的。

比如，根據《黨政機關公文處理條例》裡面的規定，一份公文主要由三大部分組成,分别是：版頭、主體、版記。那麼版頭部分，涉及到的就是一份公文的緊急程度、秘級、份數，以及紅頭文件最具有代表性的紅色發文單位标識，以及相應的文件編号和簽發人等等；主體部分，具體而言主要指的就是公文的标題、正文以及落款等等；版記部分主要就是抄送單位以及文件印發日期等等。

同時，《黨政機關公文處理條例》對于公文的字體、字号、頁面、行間距、邊距等等格式要素都有明确的規定，比如我們最常見的A4紙，如果按照公文格式要求的話，标準的是一張紙寫多少行？每行多少字呢？答案就是一張标準A4紙，每張紙22行，每行28個字。甚至，在這個《條例》裡面，對于字體顔色以及裝訂要求也都有明确的規定，比如沒有特殊要求的話，公文的字體顔色一般為黑色，但是請注意，公文正文當中嚴格來說字體不需要加粗。

好了，前面提到了公文的定義以及最基本的一些格式要求，那麼我們說一下，公文在寫作過程中最常見的誤區有哪些呢？

一是公文種類使用混亂

說起公文種類，很多人最常見的公文種類當然就是通知類公文，或者是一些給上級單位的請示文件，但其實《黨政機關公文處理條例》中有9大公文種類，比如通知、請示、報告、決定、函、紀要等等，那麼很多人在拟寫公文的時候，最常見的失誤就是請示和報告這兩個文種分不清楚，當然這兩個公文種類從行文方向來看，都是下級行文給上級的，但最明顯的區别在于，請示指的是事前請示，而報告指的是事後報告。

為什麼對于公文總類在寫作的時候要格外注意呢？因為上級單位收到你的來文後，會根據你的公文種類進行區分，不同的公文種類有不同的處理流程，那麼很顯然，假如你在公文種類上使用不規範的話，必然會影響上級單位處理公文的進度和效率。

二是公文标題不夠嚴謹

“标題黨”大家都聽過吧？那麼你有沒有想過，為什麼會出現“标題黨”呢？很顯然，因為标題很重要，甚至很多人看新聞往往隻看标題就行了，那麼在公文當中标題重要不重要呢？當然也重要。但就是如此重要的标題，很多人在拟寫标題的時候往往不夠嚴謹，比如在标題當中出現緊急程度，像“關于什麼的緊急報告”之類的，但其實，公文的緊急程度是專門有一個地方作标記的，那麼你在标題當中是不應該出現緊急程度的。

除此以外，關于公文标題方面，最常見的一些失誤，還有比如在标題中加一些标點符号或者過多使用介詞等等，嚴格來說都是不夠規範的。

三是正文内容節奏拖沓

前面提了那麼多，不管公文的格式也好，标題也罷，但最終還是要落到公文的具體正文内容上面去，畢竟公文作為一個起着上傳下達作用的重要工具，很多人看公文，往往主要還是看内容。

但是公文的内容究竟應該怎麼寫？我想這個的确是一時半會說不清楚的，但不管怎麼說，公文的内容，務必要堅持兩個原則：一是文字精簡，二是表達準确。

雖然這兩點看起來有點矛盾，比如你想要精簡，那麼很可能表達就不是全面很準确，但是你要求表達準确，那很可能文字上面就沒法精簡。因此，我一直認為公文内容的寫作上面，始終要堅持一點，就是用盡可能短的語言将事情表達清楚。所以任何一份公文，要想提高寫作質量，就一定要在精簡文字方面下功夫，那些内容節奏拖沓的公文，毫無疑問都是一些質量低下的文件材料，這也是很多人容易陷入的一個寫作誤區。

總之，公文作為有着規範體式和法定效力的文書材料，大家在寫作的時候，無論是标題還是格式，不管是正文甚至是印刷裝訂，都要嚴格按規範來操作，畢竟一份高質量的公文材料，對于我們開展工作或者上傳下達都有着其他工具不可替代的作用，因此也不得不引起重視。