非結構化數據是指數據結構不規則或不完整，沒有預定義的數據模型，不方便用數據庫二維邏輯表來表現的數據，包括辦公文檔、文字、圖片、HTML、各種報表、圖片和各種格式的音視頻信息。

1、數據種類繁雜，形式多樣

根據企業日常業務管理和業務管理的需要，建立了不同功能的應用系統或信息管理平台。這些管理系統和平台生成各種形式的非結構化文檔數據，以支持企業的各種管理工作。此外，還有大量與管理相關的非結構化文檔數據散存在員工個人工作電腦中，這些數據類型比較複雜，有的來自外部，有的通過内部整理研究形成，有的完全由内部産生，它涵蓋了不同格式、存儲載體和管理階段的非結構化文檔數據。

一般來說，企業擁有形式多樣的存儲設備，包括個人工作電腦以及信息化管理平台中管理的設備，且歸屬于不同的專業領域，業務活動中産生的非結構化文檔數據除了常見的與辦公活動相關的非結構化文檔數據外，還包括了如照片、視頻、設計圖紙等多種形式。目前，這些不同種類的非結構化文檔數據基本處于分散狀态，很難進行有效的關聯和整合。

2、信息孤島造成數據割裂現象嚴重

由于信息系統建設的階段性特點，現有的信息系統在建設之初就相互隔離，存在嚴重的孤島現象。系統間缺乏橫向數據接口，數據标準不統一，即使歸檔後進入歸檔系統的文檔數據也難以實現有效的管理和整合。例如，在企業的業務活動中，許多縮寫、全稱和英文名是并行使用的。許多數據标簽對應相同的東西和相同的意義，但使用不同的标簽值。随着企業對數據資産價值的需求不斷增加，這一現象的弊端也凸顯出來，打通企業非結構化文檔數據的“任督二脈”，實現其資産價值勢在必行。

3、存在過多的“賬外”非結構化文檔數據，缺少統一管控

由于企業的備案制度不完善，集團制定的備案範圍中并沒有包括一些應該備案但不能通過制度轉移的文件。該部相當一部分非結構化文件數據仍存儲在個人電腦中，沒有進行統一的管理和控制，難以檢索、共享和使用，造成企業文件數據資産存在丢失的風險。

4、非結構化文檔數據管理功能不全

如不支持具有版本的非結構化文檔數據管理，使用口徑不統一，相同的文件分散在不同的業務系統中，如果沒有版本控制，就無法确定系統中的版本是否為最新版本。再如業務系統缺乏歸檔功能和接口，導緻部門無法及時提交應歸檔的非結構化文檔數據，容易造成非結構化文檔數據資産的丢失。同時，許多非結構化文檔數據往往以“附件”的形式存在于系統中，難以檢索和使用。

5、相關制度體系不健全、管理缺位

企業現有的文檔管理制度并不是建立在徹底的數據清理基礎之上，因此，對于企業中生成哪些非結構化文檔，哪些需要歸檔，如何進行歸檔？如何進行管理和利用等問題，現有制度中均缺少系統、細緻、可操作的規定和描述。而且，非結構化文檔數據缺少必要的分類及元數據項。尤其是文檔生命周期流程，即從文檔生成、流轉、辦結到歸檔、保存、利用的全過程，并沒有非常清晰和規範的管理流程和要求。

同時，企業的業務活動往往涉及多個參與者，包括内部部門和外部單位，協同管理與集中管理的矛盾突出。這對企業的非結構化文檔數據管理提出了更高的要求，特别是對非結構化文檔數據的準确性、及時性、一緻性和安全性提出了更高的要求。

此外，企業非結構化文檔數據類型包括内部發文、外部發文、收文、簽報、合同、業務文件附件及歸檔之後的檔案。除了通過數字化檔案管理系統對歸檔後的檔案數據進行集中統一的管理外，歸檔前的非結構化文檔數據往往處于分散管理的狀态，存在着失存、失真、失控、失去使用等諸多問題，直接影響到後端文件數據的質量和文檔數據資産的價值。