最近，獲悉 2 個悲傷的故事，都和 Word 使用不當有關，今天分享給大家解決方案，下次你要遇上，可千萬要記得用！

一位小夥伴，抛來一份文檔，然後問我：

我這有一份文檔，裡邊有好多好多圖表，有什麼辦法可以自動給每一個圖表都加上編号？我已經手工加了幾頁，可是還有上百個，後面實在不敢想……

好家夥，洋洋灑灑幾萬字，竟然連章節标題都是手工輸入的，不用樣式，不用題注。前期準備不做足，你不加班誰加班呢？

碰到這樣的問題怎麼辦？老老實實做以下幾個步驟：

❶ 梳理章節結構和層級

❷ 設置多級列表并關聯标題樣式

❸ 将手工設置的标題格式全部修改為标題樣式

❹ 在圖表下方插入題注，然後複制粘貼到全部圖表下

❺ 全選整個文檔，更新域，就能批量解決

還一位，在集團公司做行政工作的妹子，要彙編各項制度文件。這項工作沒辦法獨自完成，必須分包給各業務口的相關人員撰寫輸出，最終彙總到她那。

她隻需要做彙編工作，她也知道批量合并文件的方法。按說，應該是比較輕松的活。可是，有一天，她火急火燎的跑來求助：

老師老師，我要把大家交上來的 Word 文檔合并到一起。可是，大家的文檔格式都不一樣，有些編号還連不上。怎麼辦？

我讓她發個截圖看看，好嘛，真的是五花八門。由于每個人的編号習慣不一樣，即使是同一個人寫的編号，也有前後不一緻的情況，比如同樣是第一節的第一點，就有以下不同寫法：

1.1 1、1 1-1 1.1. 1.1、

真坑啊 ~

十幾萬字，幾百頁的文檔，一個人默默手工調整可以改到吐血。

為了能夠批量化的查找同一個級别的标題，然後一次性替換樣式。我嘗試幫她寫了條正則表達式，用于 Word 替換某一個級别的标題，一替換，發現光這一個級别就有 495 條編号，你們可以随便感受一下：

這還隻是其中一條替換規則，别說讓她自己完成，就是要我把替換規則全寫出來，我自己都怕啊。

如果是你，你會怎麼辦？

後來，我給她的建議是，定義一個标準格式的文檔。然後召集大家，按照新的标準格式要求，重新調整。

為了讓後期合成更加方便，必須要做幾項工作：

❶ 按章節分工，有連續的章節就用一個 Word 文檔，并且統一命名格式，例如：

第 1 章 李xx

第 2-3 章 張xx

第 4 章 李xx

❷ 定一個标準格式文檔，設置好多級編号和标題樣式

❸ 開個小會，說明這個标準文檔，修改編号和格式超級簡單，隻要點擊套用就好

之所以會出現現在的混亂局面，全是因為在立項時就沒有定義一個标準，這恰恰是一個組織者應該幹的活。

事前不規劃，事後是要吃大虧的！

Word 排版最難的，就是那些很長的文檔。隻要眼觀全局，開始動手前就做好結構整理和文檔樣式規劃就能高效許多！

事實上，在 Word 裡有很多很多自動化的排版方式。即使後期要修改格式，有大把工具幫你批量完成。

總做低水平重複的工作，很可能是因為我們沒有潛下心鑽研。

同樣一件小事，别人用1小時完成，你隻用 1 分鐘，就能在職場中脫穎而出。Word 值得你花精力好好學習。

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