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【金句】

1. 平時如果不注重筆記，寫東西的時候一定是文思枯竭。

2. 沒有時間點的任務指派就是耍流氓。

3. 如果會議有意義、有價值，就應該全身心參與會議讨論。

【知識要點】

1. 理解會議備忘的核心目的。

2. 掌握會議備忘的核心要素。

3. 理解會議備忘的注意事項。

相信很多人都沒有記筆記的習慣。即使記筆記，也隻是偶爾記錄一下，能做到每天記錄并定期整理的人鳳毛麟角。

一、會議備忘的核心目的

平時如果不注重筆記，寫東西的時候一定是文思枯竭。腦子能記憶的東西非常有限，一定要将記憶外包給本子、硬盤，讓他們來幫助記憶。而那極少數持續做記錄的人，即便隻記錄了幾個月，也能明顯感覺到自己的成長。

會議備忘是開會過程的重要産出物。每一個會議都不是孤立的事件，每一個會議都有明确的目标和預期，會議備忘就是針對目标和會議預期實際執行的一個呈現。

會議備忘的核心目的有這麼幾個：

1、會議成果對公司内其它部門或項目成員有影響，需要有一份資料記載下來給其他人參閱。

2、會議備忘可以給所有參會者一個提醒：自己接下來的行動計劃以及對應的時間點。

3、确保參會的所有人對會議共識處于統一認識水準上。每個人的記憶随着時間的流逝會出現偏差，落到書面上才能保證大家日後不會出現分歧，以免産生誤會和産生更高的溝通成本。

二、會議備忘的核心要素

會議備忘的核心要素以下幾點：

1、會議的目的，以及會議基本信息：時間、地點、參會人

會議備忘一開頭要注明本次會議的目的是什麼。

參會人也要弄清楚，尤其是主要發言人。

提前熟悉參會人的名字，在會議一開始的時候一一對上号，這樣就不會搞錯。

時間和地點也記錄下來，這樣日後再來翻閱的時候，可以幫助參會人清晰地回憶當時的場景。

2、會議成果與會議決定

會議成果：這次會議是否達成目的，以及是否有新的問題産生。

會議決定：要把會議過程中大家達成一緻的決定記錄下來，有些會議主要是老闆做決定，要将決定明确。如果是一個項目招商讨論會，決定選擇哪個供應商要記錄下來。當然，也可以适當加幾條理由，反映整個會議決策的過程。

3、下一步行動計劃、時間點與負責人

行動計劃要明确、具體，這樣相應負責人或其他人看到的時候能清晰知道這是一項什麼任務。

每一件任務也要明确到人，如果涉及到多人，要有一個主要負責人。

要有明确的時間點。沒有時間點的任務指派就是耍流氓。

4、需要什麼資源支持？

列完行動計劃、負責人、時間點，每一項行動計劃需要的資源也需要列進去。比如一個市場活動可能需要30萬元的預算來實現，一場培訓需要人力資源的同事來協助或者提供一些獎品支持，這些資源支持都需要寫進去。

三、會議備忘的注意事項

1、會議中遇到不明白的地方，要及時提問

如果會議讨論過程中，有聽不明白或不理解的地方，一定要提出來，請發言人再闡述一遍，保證理解了對方講的内容。不要不好意思，語氣委婉緩和一些的話，别人不會介意。

提問還有一個好處，有時候發言人以為自己講清楚了，但實際上大部分聽衆沒聽懂，通過提問的方式可以幫助大家梳理清楚正在講的内容，也可以激發發言人的思考。

2、不要用轉述的口氣去描述細節，比如“他說”、“她說”等等，除非這些細節非常重要

記錄每位發言人的核心觀點，用“名字 觀點”的形式列出就可以，别像小說和劇本一樣，寫成人物對白。

3、記結論，而不是大段的過程

會議過程中的讨論可能很熱烈，但會議備忘主要記錄結論就可以了。

會議備忘不是項目闡述書。對于重要結論可以把理由總結概括一下，但是切忌把讨論的過程甚至是一些與結論無關的内容也放進去。

4、會議結束後，第一時間發會議備忘錄

如果可能，最好在會議結束半小時内就給所有參會者發會議備忘。如果會後需要整理的内容比較多，那也一定要在當天内發出來。

一方面，趁着剛開完會，印象比較深，不會漏掉任何細節；另一方面，參會者需要拿到行動計劃，開始執行計劃的任務。

5、不要一心二用，在開會的時候聊QQ、微信

盡量不要在開會的時候聊QQ、微信、收發郵件，實在有必要的話可以在議題與自己無關的時候做，這樣可以充分利用開會時間。

如果會議有意義、有價值，就應該全身心參與會議讨論。如果會議沒有價值，就直接和領導說自己有更重要的事情需要處理。離開會議去處理工作，是更合适的處理方式。

當然，有時候迫于政治任務、行政命令開會地話，那就另當别論了。

6、用什麼工具做會議備忘？

雖然現在大家普遍用電腦和智能手機，但比較正式的場合推薦使用紙筆和電腦，不推薦用手機做記錄。

原因是：紙筆給人感覺最好，一看就是在做記錄，用電腦給人感覺專業。手機的話，在開會的時候還需要和别人強調，自己是在做記錄，而不是在聊天。而且，手機很容易被微信打擾影響注意力，打字也不方便。

好的習慣是先用紙和筆記錄，然後再整理到電腦上。不要嫌麻煩，整理的時候是梳理自己思路的過程，對厘清思路非常有幫助。

會議備忘能夠增強對公司内其它部門或項目成員的影響，可以給參會者提醒行動計劃及時間點，也有助于确保參會人對會議共識處于統一認識水準上。