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小夥伴們，大家好，我是專治各種疑難雜「數」的農夫~

今天，我就為大家介紹一種高效的數據清洗方法，助你告别熬夜加班，擁抱美好的夜晚時光~

日常工作中，我們經常需要将其他同事發來的 Word 文件中的數據提取出來。

但粘貼進 Excel 表格後，數據就成了介個樣子，出現很多空行、重複的标題行、多個相同的部門數據等~

看到這樣的表格，大家的内心可能是這樣的~

如果我們想處理成下圖這樣規整的數據，應該如何操作呢？

那麼，現在請大家先思考幾秒~~~

Word 中的數據表格，基本上不能直接操作計算，在數據處理上被認為是張「死表」。

（而且 Word 中常常有合并的行列、重複的标題行，「無腦複制粘貼」容易出現格式問題。）

而 Excel 中的數據相當于數據倉庫，我們可以随意取部分數據，

或者全部數據進行計算、合并、數據透視等，這類表格我們稱之為「活表」。

知道了這些可能存在的問題，接下來，我們就需要逐個擊破，把 Word 中的「死表」變成 Excel 中的「活表」。

應該怎麼做呢？小夥伴們請随農夫走進本期的「數據農場」~

▌備份數據

❶ 數據處理數據之前，我們需要先将原表進行備份，保留原始數據。

備份原始數據是處理數據中很重要的習慣。不然，原始數據被修改了，想要從頭再來，你可能隻能哭了~

▌清理無效行列

❷ 删除不需要的行，即「分部」和「投訴受理量」列。

數據清理中，根據自己處理需求保留或增添數據列，不要讓無效數據列影響到數據清理。

❸ 删除列中的無用行，包括 Word 中合并單元格形成的大量空行，及設置「重複标題行」形成的多個标題行。

這些數據是 Word 粘貼進入 Excel 之後，生成的冗餘數據。

我們從以下兩點進行操作：

首先，去除列中空值行，選中整列—【F5】快捷鍵進入【定位】條件頁面—點擊「定位條件」—勾選空值—确定。

即可選中列中所有空值，然後右鍵，選擇【删除整行】即可！

其實，空值也可視為重複值。數據選項卡下的【删除重複值】按鈕，也可以删除列中重複值。

但是，考慮到某些部門辦件數量相同，因此本次不用這個方法。

其次，删除「重複标題行」所形成的無用行。

① 點擊【數據】選項卡—【篩選】—勾選帶有「部門」的行。

② 選中除第一行之後的其他部門行，右鍵删除，最後取消篩選。

還是基于上面剛剛說的原因，沒有使用【删除重複值】功能。

以上就是我們初步的預處理數據了。

我們用動圖來演示下：

這個時候離最終的數據，是不是有那麼幾分像了？

好了，下面我們繼續進行數據處理，也是本次數據清洗最為關鍵的操作。

▌錯行填值

數據錯行：即第二列的第一行數據引用的是前一列或後一列的第二行數據，以次類推。

❹ 命名新列（辦件量）存儲數值。

以錯行形式引入前一列（部門）數據。

即當填充 B 列第 2 行的時候，我們在 B2 單元格中引入 A3 單元格的數值。

公式為：

=A3

下拉單元格即可填充整列，或使用快速填充功能，雙擊即可自動填充整列。

❺ 這是最簡單的一步，當然也是最為重要的一步哦！

選中填充好的辦件量列，複制—單擊【右鍵】—粘貼為【值】。

如果不進行這個操作，最後的數據全部都會出現#REF 錯誤哦！

#REF 代表什麼呢？

意思是「無效的單元格引用」錯誤。

因為在後續操作中，我們會把部門列中所有數字全部删除。

僅保留真正的部門名稱數據。

聽到這裡，是不是恍然大悟？

▌再次清理無用行

❻ 數據清洗進行過半，我們再次删除第一列中的無用行。

點擊數據選項卡—選中「部門列」—選中帶有「件」字關鍵詞的行—選中全部—删除。

取消篩選，這樣的數據形式，是不是和最終數據有七八分像了呢？

但是，數據中咋出現了重複部門呢？就連辦件量都是一模一樣。

❼ 存在這樣重複的數據，是 Word 中的手動拆分單元格造成的。

在 Word 中一個頁面無法容納一個部門的多個分部，就會自動将數據分割到兩頁。

所以，粘貼進入 Excel，就會出現一個部門重複多行的數據。

如何清理？

選中部門列—點擊【數據】選項卡—删除重複行—選擇删除重複項警告頁面的【擴展選定區域】——确定。

當命令執行完成，Excel 會貼心提示，删除重複值的數量和保留多少唯一值。

就問你，這樣的 Office 服務感不感動？

操作步驟太多？沒有關系，動圖已到~

▌整理數據

❽ 替換的一小步，數據的一大步。

新建最終數據列——手動把第一行第二行的數據寫下來。

讓 Excel 識别出數據提取規律；

然後，雙擊第二行的填充柄

進行快速填充，即可提取所有數據。

就問你是不是比老郭的神奇小元宵還要神奇？

PS：快速填充适用于 Office 2013 及以上版本、WPS 2019 及以上版本~

❾ 删除中間的辦件量列，獲得最終想要的效果~

03總結回顧

最後小小總結一下：

❶ 備份數據

❷ 定位條件【F5】—删除空行

❸ 篩選—删除重複的标題行

❹ 錯行數據填充【B2=A3】

❺ 函數生成的列數據粘貼為值

❻ 篩選關鍵詞行—删除無用行

❼ 删除重複行

❽ 快速填充

今天也是幹貨滿滿的一天~好了，小夥伴趕緊打開電腦操作一番吧！

畢竟這種實操性的東西，眼睛看會了可不等于手會了哦！

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