如何做好合同管理工作？

在了解如何做好合同管理工作之前，要先了解公司合同管理流程，一般來說，公司合同管理流程可以被分為合同準備、合同簽署、合同履行、合同歸檔四個階段。在每個階段，合同管理都會遇到不同的問題。

1.合同準備階段

這個階段，一般會在合同文本拟定過程中出現合同條款不完整、内容不嚴謹、甚至存在重大疏漏和欺詐等問題。

2.合同簽署階段

在簽署階段，企業合同審批流程非常的複雜，往往需要經過部門負責人、法務、管理層、财務等多層審批，不僅耗時長，還很容易影響合同簽署效率。另外，也極易存在合同被代簽、冒簽，合同印章管理不當，簽署後合同被篡改、遭洩露等隐患。

3.合同履行階段

在合同履行階段，人工管理不易跟蹤合同履行情況，重要節點無法及時處理，最終可能會導緻合同糾紛的出現。

4.合同歸檔階段

由于企業合同種類多，數量巨大，合同管理員需根據合同類型對紙質合同一一進行編号，并根據需求分門别類存放至相應的儲藏櫃中，比如按照公司分類，按照合同類别分類，或者按照時間分類等等。

為了保證合同管理的安全性，企業需準備獨立的存儲室進行合同管理。紙質合同容易受潮、易被蚊蟲叮咬、被咖啡等液體污染，同時人工管理過程中也稍有疏忽，就會導緻合同被偷竊、被損毀、被篡改等狀況的發生。作為企業的合同管理人員，要保障合同安全，并且定期的對合同進行整理歸納。在這重複機械性的工作中極易出現人為失誤的現象，同時巨量的合同查找起來也十分不便。

所以，合同管理是非常重要的工作，企業中合同管理崗位都是挑細心的人來做，盡管這樣也容易出纰漏，因為合同量太大。一個企業合同管理的如何，也恰恰反映出企業的能力。一般合同管理人員需要經過專門的培訓才行，而且要制定細緻有效的制度。合同涉及到公司的機密，是非常重要的。為了避免發生糾紛和疏漏，也要有監管制度，這樣才能保證合同管理人員不對合同做出違法的事。

根據我國《合同法》的有關要求，合同的基礎條文包含簽署雙方的名字、居所、合同書目地、質量、總數、酬勞和價錢、履行地址、履行限期及其履行方法、合同違約責任和處理異議的方式等相關内容。在合同管理的全過程中，利用軟件技術開展信息化管理工作，能夠更好地開展合同的審批，保證合同的合規性、合法性以及合理性。而信息化管理技術的關鍵在于合同在線管理系統，如放心簽電子合同系統。

利用合同在線管理系統，可以解決哪些問題呢？

1.提高合同簽署效率

放心簽電子合同不受時間和地域的限制，通過多種電子設備，可實現随時随地在線進行合同審核及簽署等操作，充分提高合同簽署效率，節省不必要的時間與人力成本。

2.合同安全簽署，适應多種需求

放心簽電子合同管理系統不僅可以滿足不同企業内部審批流程的需要，同時能實現更高效和更安全的簽署方式，支持多重驗證簽署方式，杜絕冒簽、代簽，合同被洩露、篡改等隐患。

3.合同在線管理便捷且安全，成本低廉

①合同歸檔：合同簽署完後，放心簽電子合同管理系統會自動通知歸檔人員入庫歸檔，歸檔信息包括了合同金額、起止時間、合同執行狀态等各标簽。

②合同檢索：放心簽電子合同管理系統支持關鍵詞搜索、按組織架構/文件類型分類快速查找，一鍵搜索讓文件歸類管理更便捷；

③合同借閱：合同被歸檔入庫後會自動加密，其他人如需查看則需要申請借閱權限，權限可細分至每位人員，也可按時效性開啟，到期自動回收閱讀權限；

④合同下載：電子合同簽署完後保存在雲端存儲，企業可随時随地下載合同查看合同内容詳情。

4.在線簽署合同法律效力與紙質合同相同

《中華人民共和國電子簽名法》規定：可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。放心簽電子合同采用了實名認證技術、防篡改技術、 第三方取時技術，與紙質合同具有同等的法律效力。

合同管理是公司經營管理過程中的一項必不可少的重要工作，相比傳統的紙質合同管理流程，無論是性能還是效率，電子合同管理流程顯得更加方便快捷，也将更适合互聯網企業高速發展的需要。