大型活動組織工作流程

為優化工作流程，提高工作效率，提高會議的質量和水平，根據實際情況，特制訂會議組織工作預案，明确六大方面150個環節具體任務。

（一） 外場

A、 橫幅

1、 落實标語；

2、 刻字，制作條幅；

3、 懸挂橫幅。

B、 氣球

4、 落實氣球的數量，明确大小，購買氣球；

5、 刻字，制作條幅；

6、 懸挂氣球。

C、 花籃

7、 落實數量，明确大小，購買花籃；.

8、 拟定标語；

9、 擺放花籃。

D、 地毯

10、 購買地毯

11、 擺放到位

12、 效果維護。

（二） 内場

A、 會标

13、 拟定文字，落實标語；

14、 刻字，制作條幅；

15、 懸挂橫幅。

B、 鮮花

16、 聯系租花

17、 擺放到位。

C、 音像

18、 調試話筒效果；

19、 會前播放效果音樂；

20、 頒獎時間播放音樂。

（一） 成立機構、明确職責

21、建立領導機構、明确職責

22、建立工作機構、明确職責分工

（二） 邀請領導

22、确定會議/活動名稱、議程、時間、地點、參加人、要求等事宜

23、确定邀請領導名單

24、購置紙張、請柬

25、印制請柬、車證

26、繪制路線圖

27、拟定領導講話/發言稿

28、裝袋：請柬、議程、車證、路線圖、拟請領導名單、領導講話代拟稿

29、發放邀請領導信函，保留聯系單位、聯系人、以備查詢

30、确定參會領導名單

31、分類、分頁打印到會領導名單

（三） 聘請禮儀服務人員

32、明确對禮儀生的要求、數量

33、電話、實地聯系，确定聯系人

34、會議/活動前實地演習，明确崗位分工（門崗、廊崗、貴賓室服務、貴賓室簽到、主席台服務、發獎引導、迎送服務）

35、聯系、确定禮儀服裝

36、确定禮儀酬勞

（四） 實地勘察會議/活動現場

37、确定貴賓室及賓客行走路線

38、安排接待崗位及人員

39、落實貴賓室飲水用具

40、落實簽到用具

41、貴賓室内碼放會議材料

（五） 座簽

42、購置座簽

43、打印人名

44、按順序碼放（單中心、雙中心）

45、收存留用

（六） 簽到簿、筆

46、購置簽到簿、簽到筆

47、專人現場負責指引簽到

48、收存

（七） 現場接待

49、會議現場迎接領導入貴賓室

50、在貴賓室安排領導休息候會

（八） 選送禮品

51、購置禮品

52、将禮品碼放适宜位置

53、發送禮品（直接在門口分發、在貴賓室分發、在進餐時分發）

（九） 引領領導入場

54、确定會議開始----聽主辦方主要負責人安排

55、引領領導進入會場坐席，觀看演出/會前錄像

56、引領領導到主席台就座

57、引領領導發放獎章/獎杯/獎狀/獎牌/證書

58、陪同/引領領導進餐

59、再次引領領導進入會場

60、引領領導與演員/工作人員合影

（十） 送别領導

61、安排車輛提前到崗

62、直接将領導送到車上，交待行使路線

63、活動後與領導聯系交辦、指示及其他需落實事宜

（一） 确定會議文件材料内容

64、拟定會議議程

65、确定發放的文件

（二） 協作會議文件材料

66、明确寫作人員

67、召開專題會議，明确寫作指導思想，思路，确定框架

68、集中寫作

69、召開專題會議，修改稿件

70、修改、定稿

（三） 印制會議文件材料

71、印刷、裝訂會議文件材料

72、材料裝袋

73、運送文件材料到會議/活動指定地點

（四） 分放文件材料

74、貴賓室擺放

75、擺放主席台

76、發放參會人員

77、收集、運送剩餘文件材料

78、收存剩餘文件材料

（一） 新聞宣傳

79、策劃：拿出宣傳意向，請領導定範圍、定主題、定方向

80、形成新聞稿：提供相關材料、形成新聞稿件

81、邀請媒體：聯系、落實人員、制簽到表

82、落實宣傳效果

（二） 信息報送

83、撰寫信息：結合領導講話，會議内容、效果編寫信息

84、信息報送：向主管部門報送

（三） 攝影照相留資料

A、攝影

85、邀請專人或通知新聞中心

86、落實設備、準備磁帶

87、落實攝影機位

88、編輯整理歸檔

B、照相

89、聯系專人或通知新聞中心

90、備好設備、相機、膠卷、電池

91、整理歸檔

C、錄音

92、落實專人負責

93、準備空白磁帶等設備

94、整理文字、歸檔

（一） 落實場地

95、聯系、落實會議場地

96、落實聯系人的聯絡方式

97、明确會議始、終時間

98、明确參會人數，合理擺放桌椅

99、明确貴賓級别、人數、确定貴賓室

（二） 用水

A、參會人員用水

100、落實參會人數

101、确定擺放地點、擺放形式

102、購買杯墊、毛巾等

103、購買、落實礦泉水

104、購買茶水

B、貴賓室領導用水

105、落實人數

106、确定擺放人員、擺放地點、擺放形式

107、保證開水數量、質量

108、購買、落實礦泉水

109、購買、擺放茶葉

110、購買、擺放茶杯

111、面巾紙

112、會後清點

（三） 用餐

A、食堂用餐或自助餐

113、統計用餐人數

114、印制餐票

115、确定發放形式

116、指派發放人

117、發放餐票

B、飯店用餐

118、确定餐标

119、根據會議規模級别指定菜譜

120、請示領導調整菜譜

121、根據最終結果落實餐标

122、落實用餐時間

123、安排用餐座次

124、安排領導餐桌

125、安排回民餐桌

（四） 住宿

126、定人數，分配房間

127、安排車輛、去往住宿地點

128、确定并公布工作人員房間

129、發放鑰匙

130、回收鑰匙

（五） 娛樂活動

131、确定活動形式、活動内容、内容時間

132、指派具體負責人

133、明确各項活動參加人數

134、落實活動場所、地點

135、發放活動門票

（六） 落實會議用車

136、落實用車數量

137、明确發車時間

138、明确發車地點

139、指派每輛車負責人

140、安排人員乘車

（一） 安全警衛

141、設置路障和警戒帶

142、準備對講機、喊話筒等

143、進行安全檢查、消除隐患

（二） 治安秩序

144、引導觀衆入場

145、維護活動或會議秩序

146、活動開始後，在各門備勤

（三） 環境秩序

147、檢查照明、音響等設施設備

148、保證出入口通暢，緊急情況下組織人員疏散

（四） 交通管制

149、對活動場所周邊交通管制，預留車位

150、根據不同人員類别，引導車輛停放