使用 Word 制作報告文是職場人士對一定時期内的工作回顧和總結分析，特别是成績的展示，從而得到領導的認可和贊同，同時找出工作中存在的不足和問題，分析問題并找出解決辦法，以指導以後的工作和實踐。今天就以銷售經理制作述職報告為例，教大家如何制作報告文檔，

述職報告的内容包括自我認識、崗位職責、成績、存在的不足和問題、今後的工作重點和方向。其主要結構通常由封面、正文和落款部分構成，如果内容較多，可插入目錄，作為引導。完成後的效果如圖所示。

述職内容是述職者本人對上崗就職後一段時間的認知和總結，它需要用戶手動進行輸入，無法通過複制來完成。在整個過程中，有 3 個主要步驟：

(1) 是新建空白文檔并将其保存為"述職報告"；

(2) 是輸入文檔内容，同時開啟拼寫檢查防止錯誤；

(3) 是保存文檔。具體操作步驟如下。

Step1 新建文檔。啟動Word 2019程序，在歡迎界面單擊【空白文檔】圖标新建空白文檔，然後按【F12】鍵，如圖所示。

Step2 保存文檔。 在打開的【另存為】對話框中選擇保存路徑，設置保存名稱，單擊【保存】按鈕确認保存，如圖所示。

Step3 設置更正選項。打開【Word 選項】對話框選擇【校對】選項，在【在 Word 中更正拼寫和語法時】欄中選中相應的校對複選框，單擊【确定】按鈕，如圖所示。

Step4 輸入标題。将文本插入點定位在文檔起始位置，切換到相應的輸入法中，輸入報告标題文本"述職報告"，按【Space】鍵輸入，然後按【Enter】鍵分行，如圖所示。

Step5 輸入報告的其他内容。以同樣的方法輸入報告的其他内容，如圖所示。

輸入述職報告的内容後，需對其格式進行設置，從而讓整個文檔具有可讀性和規範性。

1. 設置字體格式

手動輸入述職報告内容後，系統會為其應用默認的字體格式【等線】，為了文檔整體樣式更加規範和協調，這裡将中文字體更改為【新宋體】、英文字符字體更改為【Arial】，具體操作步驟如下。

Step1 設置字體格式。按【Ctrl A】組 合 鍵 選 擇 文 檔 全 部 内 容， 按【Ctrl D】組合鍵打開【字體】對話框，A 在【字體】選項卡中分别設置【中文字體】為【新宋體】、【西文字體】為【Arial】， B 單擊【确定】按鈕，

Step2 設置标題文本格式。選擇标題文本， 設置【字号】為【二号】，單擊【加粗】按鈕 ，如圖所示。

2. 設置标題和落款對齊方式

述職報告的标題和落款是文檔的"頭"和"尾"，它們的對齊方式稍微顯得特殊，标題要水平居中，落款要右對齊。用戶需要手動進行設置，具體操作步驟如下。

Step1 設置标題居中。 A 将文本插入點定位在标題文本位置， B 單擊【居中】按鈕 ，如圖所示。

Step2 設置落款右對齊。選擇落款文本，單擊【右對齊】按鈕 ，如圖所示。

3. 設置段前段後行距和首行縮進

在文檔中可以明顯看到整個述職報告内容顯得擁擠，看上去密密麻麻，像一團"稀粥"一樣，這時需要對段前段後的行距進行調整，首行進行縮進，具體操作步驟如下。

Step1 打開【段落】對話框。選擇述職報告内容文本，單擊【段落】組中的【對話框啟動器】按鈕 ，如圖所示。

Step2 設置段落格式。打開【段落】對話框， 設置【首行縮進】為【2字符】， 設置【段前】【段後】為【0.5 行】，【行距】為【單倍行距】，單擊【确定】按鈕，如圖所示。

4. 新建 2、3 級标題樣式

要讓整個報告層次分明，結構清晰，還需為相應的标題文本添加标題樣式，如 2 級标題樣式、3 級标題樣式等，這裡通過樣式來快速實現，其具體操作步驟如下。

Step1 打開【修改樣式】對話框。在【樣式】列表框中的【标題 1】樣式選項上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇【修改】命令，如圖所示。

Step2 設置字體樣式。打開【修改樣式】對話框，設置【字體】【字号】為【等線（中文正文）】【三号】，單擊【格式】下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【段落】選項，如圖所示。

Step3 設置段落樣式。打開【段落】對話框，設置【段前】【段後】為【12 磅】，【行距】為【單倍行距】，單擊【确定】按鈕，如圖所示。

Step4 打開【編号和項目符号】對話框。返回【修改樣式】對話框中，單擊【格式】下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【編号】選項，如圖所示。

Step5 設置編号。打開【編号和項目符号】對話框，選擇中文大寫編号，單擊【确定】按鈕，如圖所示。

Step6 修改其他标題的樣式。以同樣的方法修改【标題 2】和【标題 3】樣式。

5. 應用标題樣式

在修改标題樣式時，系統不會自動對相應的标題文本進行樣式應用，需要用戶手動操作，其具體操作步驟如下。

Step1 選擇樣式。選擇【工作彙總】1 級标題文本，在【樣式】列表框中選擇【标題 1】選項應用樣式，如圖所示。

Step2 單擊【格式刷】按鈕。 保持文本插入點在應用 1 級标題段落位置，單擊【格式刷】按鈕，如圖所示。

Step3 使用格式刷。選擇相應的 1 級标題文本應用樣式，如圖所示。

Step4 設置其他标題樣式。以同樣的方法在報告中應用2、3級标題樣式，并讓每一層級标題在相應的層級下從"一"開始編号（在目标編号上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇【從新開始于一】命令），如圖所示。

6. 微調标題縮進

報告中各級标題都是左對齊，層級關系沒有梯度感，特别是 3 級标題和 4 級标題之間，這時，可通過微調标題縮進來輕松解決，其具體操作步驟如下。

Step1 拖動标尺。選擇任一4級标題編号，在标尺中拖動【首行縮進】标尺 ，如圖所示。

Step2 使用【格式刷】設置标題格式。使用【格式刷】依次刷新所有的 4 級标題文本，讓其自動進行首行縮進，然後手動調整各個層級下的 4 級标題，讓其重新從 1 開始編号（用戶也可手動依次對 4 級标題的首行縮進進行微調），如圖所示。

7. 為項目條款添加項目符号

為了讓項目中的并列條款更加直觀明了，可為其添加項目符号，方法為：選擇項目文本，單擊【項目符号】按鈕 右側的下拉按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇項目符号選項，如圖所示。

8. 為條款添加數字編号

在述職報告中有多處條款文本，而且這些條款具有一定的先後順序，這時，用戶需要為其添加項目編号，進行直觀展示，其具體操作步驟如下。

Step1 選擇編号。選擇具有先後順序的條款文本，單擊【編号】按鈕 右側的下拉按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇相應的編号選項，如圖所示。

Step2 為其他文本添加編号。以同樣的方法為報告中的其他條款文本添加編号，如圖所示。

由于本篇述職報告内容較多，因此需要為其添加封面、目錄，并将其

打印分發給相應的受衆。

1. 插入報告封面

述職報告封面樣式一般都比較簡潔，不要太花哨或是太複雜，因此Word 中自帶的封面樣式完全可用，這裡直接插入"邊線型"封面，其具體操作步驟如下。

Step1 選擇封面樣式。單擊【插入】選項卡【頁面】組中的【封面】下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【邊線型】封面，如圖所示。

Step2 在封面輸入相應内容。在封面中輸入相應内容，如圖所示。

2. 插入目錄

為了讓讀者能對述職報告有一個快速和直觀地了解，并方便引導其閱讀，需要為報告插入目錄，其具體操作步驟如下。

Step1 插入空白頁。将文本插入點定位在标題述職報告前的位置，單擊【插入】選項卡【頁面】組中的【空白頁】按鈕，在封面和内容之間插入空白頁來放置目錄，如圖所示。

Step2 插入目錄。将文本插入點定位在空白頁中，單擊【引用】選項卡【目錄】組中的【目錄】下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【自動目錄 1】選項，如圖所示。

3. 從報告内容頁開始插入頁碼

在報告中插入目錄頁碼并不準确，因為目錄頁自身占有頁碼，這時，需要重新插入不包括目錄頁的頁碼，也就是從報告内容頁開始給頁碼編号，其具體操作步驟如下。

Step1 插入分節符。将文本插入點定位在封面頁的最後位置， A 單擊【引用】選項卡【頁面設置】組中的【分隔符】下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【下一頁】選項，如圖所示。

Step2 取消鍊接到前一條頁眉。在頁腳位置雙擊進入頁眉和頁腳編輯狀态，單擊【鍊接到前一條頁眉】按鈕 ，将文本插入點定位在頁腳文本框中，如圖所示。

Step3 插入頁碼。單擊【頁碼】下拉按鈕，選擇【頁面底端】→【普通數字 2】選項，如圖所示。

Step4 設置頁碼首頁不同。在目錄頁中選擇插入的頁碼【0】，取消選中【首頁不同】複選框，讓封面和目錄頁中的頁碼隐藏，如圖所示。

4. 更新目錄

随着頁碼的變化，目錄中對應的頁碼需要及時變化，以保證其正确。其具體操作步驟如下。

Step1 更新域。在目錄上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇【更新域】命令，如圖所示。

Step2 選擇目錄更新方式。 在打開的【更新目錄】對話框中選中【隻更新頁碼】單選按鈕，單擊【确定】按鈕，如圖所示。

5. 打印指定份數文檔

述職報告通常需要打印出來自己使用或是交給領導查閱等，其操作方法為：選擇【文件】選項卡，選擇打印】選項，設置打印份數，單擊【打印】按鈕，如圖所示。