1稱謂詞

是在公文中表示稱謂關系的詞。

一種是指代表性稱謂詞，第一人稱的有"我"、"本"，第二人稱的有"貴"、"你"，第三人稱的有"該"。還有一種是帶敬意的涉外稱謂詞，如"夫人"等。

是在公文中領叙來文時的用語，作為行文的依據。

主要有"近接"、"前接"、"悉"、"近悉"、"驚悉"、"欣悉"、"謹悉"、"均悉"、"查"、"奉"等。

3追叙詞

是公文中表示追加叙述的用詞。

如"前面"、"前一段"、"如前所述"等。

4補叙詞

是公文中承接上文進行補充叙述的詞語。

主要有"另外"、"還有"等。

5承轉詞

是在公文中承上文、轉下文的過渡用語。

主要有"為此"、"據此"、"故此"、"有鑒于此"、"綜合上述"等。

6祈請詞

是在公文中向受文者表示期望或請求的敬辭。

主要有"請"、"敬請"、"謹請"、"懇請"、"務請"、"煩"、"希"、"敬希"、"望"等。

7商洽詞

是公文中用于征詢對方意見的用詞。

主要有"商"、"商請"、"當否"、"可否"、"妥否"、"是否可行"、"是否恰當"等。

8受事詞

是公文中表示接受事情的用詞。

如"收悉"、"收到"、"接到"等。

9感盼詞

是公文中表示感謝盼望的用詞。

如"為盼"、"期盼"、"期望"等。

10令知詞

是公文中強制性要求受文者知道、辦理的用詞。

主要有"令"、"通知"、"通報"、"通告"等。

11告誡詞

是公文中上級對下級的警告勸戒用詞。

如"為誡"、"引以為戒"等。

12見解詞

是公文中表明自己見解的用詞。

常用的有"認為"、"應該"、"宜"等。

13辦理詞

是在公文中說明工作辦理過程的時态，表明辦理時間及經過情況的用詞。

主要有"經"、"業經"、"已經"、"前經"、"茲經"、"即經"、"并經"等。

14判定詞

是在公文中表明對某一事物作出判斷定論的用詞。

主要有"同意"、"不同意"、"照辦"、"可行"、"拟同意"、"原則同意"、"準予"等。

15時态詞

是在公文中用來表示時間、狀态的用詞。

主要有"據查"、"據反映"、"根據"、"依照"、"通過"、"對照"、"參照"、"以"等。

16目的詞

是公文中表示行文目的的用詞。

主要有"為"、"為了"、"為着"等。

17結尾詞

是公文結尾時使用的詞語。

一般函件、公用介紹信以及有些通知、批複、通報的結尾，常用的有"為盼"、"為荷"、"為要"、"特此通告"。