掌握應用文寫作語言的特點，即語言的信實性、針對性、規範化和專門化

作者運用語言的能力，主要體現在對各種文體語言的敏感和自覺把握、開拓上。應用文因其要交流業務、傳遞信息、宣傳政策、一探讨問題，甚至需錄存憑證的實用要求，其語言必然具有一些自身的特點：

1、信實性

要使各種信息得到讀者的信任，其語言就應信實可靠，去僞存真，棄浮留實，不言過其實，在真實中獲得自己的生命。要做到語言的信實必須做到以下幾點：

（1）要掌握表述的分寸。在當用與不當用、偏高與偏低、偏大與偏小之間加以區分；事物的範圍、性質要描述和歸納得恰如其分。要求表述的含義清楚，詞語的内涵、外延明确，一切會導緻歧義、多義和似是而非的象征、隐喻等等都應在排除之列，以免引起誤解而緻誤導。如"成績"與"成就"之分，"錯誤"與"缺點"之分，"大多數"與"絕大多數"的不同，"部分"與"大部分"的界限。

（2）表現要誠達。"誠"，就是要求有實實在在的内容，不能空話連篇，言之無物；不能裝腔作勢，嘩衆取寵；"達"，就是要求語言能原原本本地把内容表達清楚，忌浮言、假話。如介紹商品，性質、功能、售後服務、價格等都須實事求是，不吹噓、不護短，才能在感情上取得顧客的信任。那些"王婆賣瓜，自賣自誇"的花言巧語，那種動辄"領導世界新潮流"、"譽滿全球"的陳詞濫調隻會失信于讀者，最終削弱商品的競争力。

（3）數字要精确，字詞運用要恰當。借助極富科學性和說服力的數字，發現問題、分析問題、解決問題。但應慎重，不能混用。如數字發生變化時表達要清楚，"增加了多少"與"增加到多少"并不一樣；有關數字的詞語要概念明确，比如"以上"、"以下"、"不足"、"超過"、"小于"、"大于"的用法不應給讀者造成疑窦，如不要在"100公斤以上的"、"100公斤以下的"之後給讀者留下"100公斤的"該怎麼辦的問号。

2、針對性

即看對象說話。許多應用文的語言，受客觀環境和政策法規的制約，都應看準表述對象，因人、因事、因時、因地而異，不可千篇一律。給領導看的，要求語言莊重，文字簡約；給群衆看的，則要求深入淺出，語言通俗；介紹一件商品，要注意具體的對象、環境、内容和要求，做到随機應變，以獲得最佳的傳播效果。針對性強，就能使文章有的放矢，有助于解決問題。

3、規範化和專門化

應用寫作的語言不同于其他寫作，以書面語言為主。尤其在某些文種中，如命令等，隻能用書面語言而不能摻雜其他語體，并大量使用規範化、專門化的詞語。體現出以下特點：

（1）具有詞語的穩定性與選擇性的統一。所謂詞語的穩定性，是指某些固定的詞語相對穩定地使用于某些應用文。如介紹信的開頭總以"茲有"開啟下文，許多公文的結尾都以"特此"收束全文。所謂詞語的選擇性大多數的應用文都有一套比較固定的規範性習慣用語，供人們在寫作時選用。這些習慣用語多用于應用文的标題、開頭、引文、過渡與結尾處。例如：開頭用語中的鑒于、為、為了、由于、遵照、按照、根據、随着、茲有、奉、近來等；結尾用語中的本、為荷、為要、為盼、此令、此複、希即遵照執行、希酌情辦理、現予公布。特此函達、以上報告，請審核、當否，請批示、以上妥否，請指示等。

（2）具有句法的穩定性和靈活性的統一。所謂句法的穩定性，是指某些類型的句子在應用文中占有很大的分量。如總結中要彙報情況，請示時要闡述原因，求職信中要作自我介紹等，主要使用陳述句。應用文在有所陳述的基礎上，往往要提要求，無論是上級對下級，還是下級對上級。如"以上通知，請遵照執行"，"以上請求，望領導批準為荷"等等。所謂句法的靈活性，是指在穩定性的基礎上，适當地求新、求變。靈活恰當地選用句式，可使行文變化多姿，從而增強文章語言的表達效果，增強文章的外在美。例如，對事物下定義時宜用長單句、判斷句；叙述事物時宜用短句；發号施令時宜用短句、單句、主動句。總之，選用什麼樣的句式，要根據表述内容靈活掌握。

（3）力求簡潔，具有莊重感。應用文中，經常使用一些文言詞語，如常用的有"經、業經、業已、茲、茲有、茲将、特、者、荷、取、于、而、則、為、為此、與之、依、逾、至、其、亦、以、尚、須、未、予、示、之……"，可增強文章的莊重感。

（4）用圖式替代語言文字。圖式包括圖、畫、符号、照片、表格、公式等。在應用文特别是科技應用文中大量使用，成為一種常見的輔助書面語言，從而形成應用文語言的又一大特色。