轉載/大魚的數據人生

10年前，我是一支數據技術團隊的主管，那個時候大數據概念開始流行，部門來的新領導挺感興趣，因此安排我寫一個大數據趨勢判斷的PPT材料，寫了一個禮拜後，自己被安排去國外出差，為了不耽誤PPT的進度，自己在賓館閉門了2個禮拜，在回國之前終于完工。

回國後第一天我就興高采烈的去找領導彙報PPT，哪知領導才翻了2頁PPT，就跟我講，這不是我需要的東西......然後巴拉巴拉，自己這一個月的心血就這麼白花了。

後來吸取了教訓，盡量壓縮PPT初稿的時間，希望能在2個禮拜内能跟領導彙報一次，這樣可以根據老闆的意見盡快修改，但這種寫法讓自己和團隊背負較大的PPT進度壓力，而且每次跟老闆彙報初稿後也不盡如人意，大改是十之七八，很多從頭再來，大家都會覺得，跟老闆過PPT是非常恐怖的事情。

随着自己走上管理崗位，我意識到給老闆寫PPT也需要向上管理，老闆的時間雖然寶貴，但其實我們的時間也不能随便浪費，老闆經常花20分鐘否決了我們3個人花了一個禮拜寫得東西，對于公司也是一種資源的浪費，很多原因僅在于我們沒有跟老闆及時對齊信息而已。

第一、你的背景跟老闆背景不同，知識體系跟老闆的也不一樣，企業裡層級差異越大，這個信息不對成程度就越大。

第二、老闆有很多的事情，沒有足夠的時間給出指示或想清楚具體要求。

第三、下屬沒有勇氣争取到讓老闆指示或想清楚的時間。

很多PPT從一開始就走錯了方向導緻推到重來，寫PPT，也需要向上管理。

向上管理的策略很簡單，就是遵循《精益創業》中提到的MVP （最小化可實行産品，Minimum Viable Product）原則，意思是用最快、最簡明的方式建立一個可用的PPT原型，通過這個最簡單的原型來測試是否符合老闆預期，并通過不斷的快速疊代來修正PPT，最終适應老闆需求。

簡單來說，就是在做一個PPT的時候，不要一下子做一個自認「盡善盡美」的PPT，而是先花費最小的代價做一個「可用」的PPT原型，去驗證這個PPT是否有價值、是否可行，再通過疊代來完善細節。

我們可以将寫PPT的過程劃分成四個階段，然後讓每個階段遵循MVP原則。

不同的老闆有不同的風格，最怕的是那種安排任務的時候比較粗放，但對PPT最終質量要求又很高的老闆，最苦逼是那種自以為聽懂了老闆PPT的要求，但最終彙報時發現跟老闆的想法大相徑庭的下屬，這都是由巨大的信息不對稱決定的。

解決信息不對稱的唯一方法就是開始的時候就要不斷溝通确認，能确認多少就确認多少，開始的時候這個“1”是非常重要的。

設想一個場景，老闆突然讓寫一個企業級數據治理體系的材料，不同的人有不同的應對策略：

A：直接拍胸脯說好的，然後各種搜集資料，按照行業的最佳實踐去寫。

B：跟老闆确認清楚寫這個材料的背景和目的，比如知道了是XX咨詢公司給老闆提了建議，那麼就應該先找到咨詢公司問清楚情況，這樣寫PPT就容易聚焦到老闆真正關注的事情上。

C：在了解了背景和目的後，盡可能的給出你的PPT内容初步建議，比如跟老闆當場确認主要目錄和内容，不要怕老闆嫌煩，這個時候多引導老闆說幾句，其效率遠好過于你線下自己去揣摩，要搞清楚你是為老闆負責，老闆自己說出來的當然是最準确的信息。

一般我們開始的時候隻能做到B，做到C的很少，畢竟短時間内你是想不清楚的，也很難提出建議，如果你碰到的是那種事無巨細的老闆，那隻能說太幸運了。

寫PPT一般都會拟定目錄框架，但我們一般把目錄框架的拟定看成是整理自己思維的一個手段，并沒有把它當成對外溝通所必需的，因此目錄框架大多缺乏嚴謹性和完整性。

我們的一般思維是：反正這些框架目錄以後還能調整，大緻知道是啥意思就可以了，我要盡快進行實體内容的撰寫，這是一種以自我為中心的寫PPT方式。

現在我們要遵循MVP原則，把目錄框架當成一個産品原型，你這個産品原型需要多人協同配合才能完成的，并且這個産品原型要盡快發給你的最終客戶（即老闆）确認可用性，寫PPT要遵循相當的開放性，這是效率的保障，PPT寫到極緻，大多是團隊協作的結果，跟做産品挺像。

PPT的産品原型包含三要素，第一是題目，第二是目錄架構，第三是頁面标題。我們可以基于多人協作的騰訊文檔為例來說明，下面是PPT的産品原型示例：

把這個産品原型發給老闆進行确認，老闆微信上瞄一眼就知道這是不是他想要的東西，然後可以針對性的給出補充或修改意見，如果不是他需要的，全盤否定都沒問題，至少我們不需要在這個方向上繼續浪費時間。

如果能說服老闆走到這一步，其實就成功了一半，你的産品原型經受住了考驗。

目錄框架隻是确立了方向，但内容是否能獲得認可，還需要把腦圖進一步細化，即把每一頁的主要内容描述出來，每一頁的要素包括正式标題、帽段内容和分論點，如下圖所示：

把這個腦圖再次發給老闆進行确認，如果沒有太大的異議，就可以正式啟動PPT的編寫了，否則再回到階段二，階段三繼續修改，在這個過程中，可以采取多人協作的方式同步進行。

有了前面産品原型和文字基礎，就好比建設好了高速公路，即使車再爛，也不會偏離航道，寫PPT變成了完形填空，不再需要更多的技巧。

由于每一頁的要點已經描述清楚，這個時候分布式協作也變得非常容易，效率遠非個人能夠比拟。

如果PPT頁數過多，為了防止老闆LOST，可以把腦圖的目錄框架在首頁上放一下，這樣有利于引導老闆理解整個PPT的脈絡。

當你拿着這個PPT去跟老闆彙報時，一般不會推倒重來，更多是細節上的調整，比如表達有問題，論據不夠充分等等，這個時候被老闆指責，沒什麼好推卸的，就是實力問題。

擺正态度，認真錄音，群策群力，不斷的去完善你的PPT産品吧，當然這需要老闆的支持和配合，如果老闆不願意改變，那也是沒有辦法的事情，但總得有人先站出來提出改善的建議。