本文作者 | 老 松

朋友的團隊在年初招了兩個畢業生，因為是社群運營的崗位，新人們每天的工作經常被各種瑣碎的事情打斷，如救火隊員一般處理各種臨時的需求，經常到了臨下班前，才能停下來開始做原本計劃内完成的工作。雖然很充實，但經常容易陷入忙亂的狀态，如無頭蒼蠅一般。

每天一到公司就被産品部門和銷售部門的同事追着問事情的進展，不斷地處理臨時需求，忙個不停，但下班後發現其實沒幹什麼，這樣的狀态，是兩個新人入職之初的最真實表現。

從重要緊急程度四象限來說，主要的工作分布在緊急的兩個象限：重要且緊急、不重要且緊急。從每天工作的實際情況來看，大部分是不重要且緊急的事情。這類工作，也正是職場中被吐槽最多、存在管理風險且低效的事情。

朋友所在公司的業務處于創業的初期，一直在快速的試錯和疊代階段，勢必會走一些彎路。兩個新人在經過了初期的“忙茫盲”之後，也開始嘗試不同的應對方法：

新人Y踏實一些，習慣把每件新安排的工作都寫到紙上，然後在10分鐘之後，一件件去做，雖然效率沒有明顯提高，但從來沒有遺漏過事情。新人Z平時更加聰明靈活，習慣立刻去做臨時安排的事情，可以立即把結果反饋給其他部門的同事，但有時候難免會遺漏一兩件工作任務。

不同的處理方法，有着不同的結果

雖然兩個人最初處理事情的方法在結果上差别不大，但在兩個月不到的時間，變化就慢慢發生了。

新人A逐漸改變自己的習慣，在接收到工作安排之後，會進行分類，優先處理很緊急的事情，對不那麼緊急的事情，會和對方商定一個交付時間，延後去做，力求每件事都會有結論。

新人B力求快速的響應和反饋，接受的工作越來越多，越來越忙，整個人也越來越暴躁。一段時間下來，提升很慢，而且很多雜事都漸漸堆到了他頭上。

朋友之前希望多考察一下兩個人，觀察了一段時間之後，在事态變得兩個人無法處理之前，才插手到兩個人的日常工作管理中。

其實兩個新人在職場初期都犯了一些錯誤，最核心的問題是：當不能把時間更合理地投入到有輸出的工作上時，價值會越來越低，對個人而言進步會越來越慢。

兩個人在很多工作任務安排下來之後産生的問題，不隻是剛畢業的新人，對于工作很多年的職場老鳥來說，處理起來也有些棘手。

新人A看似踏實不靈活，但走的是一條更加穩健的道路，一旦找到正确的方法就會快速地提高效率。新人B則有一些被動，雖然也很負責任，但方向并不對。這時候朋友插手管理，對兩個新人來說，也是很合适的時機。

尤其是當我們進入了一個新的工作環境，新公司的業務内容和風格可能千差萬别，作為職場人，需要根據實際的狀況，不妥協不抱怨，去擁抱變化，靈活調整。此外，也有好的思維和方法可以幫助我們在這種情況下更加高效地适應、執行和輸出。

一個思維，一個方法，每天10分鐘，讓你效能翻倍

1.一個思維：結構化思維

結構化思維，也有人叫作“金字塔思維”。本質上是用更加系統化的思維，對信息進行整理、提煉、發散和創新，并落地到行動中去。

結構化思維其實是讓你在接手立刻去做A任務之後，去思考背後的B任務，以及這個任務可能有哪些具體的或者潛在的可完成目标的項目。

對于成熟的工作内容來說，有着相對健全的結構化工作安排和分工。但對于新的業務模式或者剛進入市場的行業來說，B任務和具有××目标的項目肯定需要自己去不斷地死磕，從而探索出方向和結果。

如圖1所示，結構化思維其實是一個好的思維習慣，可以通過自上而下或者自下而上的方式，基于目前的信息進行更加深入地思考，把一堆零散的想法，整理歸納成結構化的内容。

圖1 結構化思維

結構化思考的結果，或者說經過結構化思考後去推進的任務，才是更有價值的輸出。回到朋友團隊的例子，輸出對運營來說，才是體現價值的最有力度的杠杆。

2.一個方法：10分鐘高效任務管理法

在職場中很受歡迎的一種人是做事有條理的人，這種人不但更容易得到領導的賞識，與這種人工作起來也更有效率，更容易産生有價值的結果。但做事有條理并不是天生的，這個習慣雖然有天賦的影響，更多的是他們喜歡在平時有意識地鍛煉做事有條理的能力。

比如對于朋友團隊的兩個新人，在分配任務後的處理習慣上，寫在紙上和拿腦子記憶，會帶來完全不同的結果。

對于職場新人來說，建立好的工作習慣，往往比做了什麼具體事情更重要。朋友根據兩個人的特點，介紹了簡單但是易操作的10分鐘高效任務管理法。

每天下班前，兩位新人需要花10分鐘時間進行兩個任務：梳理今天重點工作的完成情況，并列出明天要做的最重要的3件事。

（1）重點工作完成情況——向上管理

重點工作的完成進度、完成的質量以及結果如何？作為新人的領導，了解重點工作的進展是日常管理工作很重要的一部分。對于新人來說，做好重點工作彙報，是向上管理很重要的内容。

（2）明天最重要的3件事——向下管理

注明具體任務是什麼，需要達成的結果是什麼，需要哪些資源配合。一般來說，管理者在給新人分配任務的時候，會講明這件事的具體内容、重要程度以及期望的完成時間。但新人的理解未必能夠完全準确，而且如果工作任務過多，也會有遺漏的風險。通過再次确認重點工作，是向下管理、提升團隊工作執行效率的小技巧。

使用10分鐘任務管理法一個月之後，兩位新人對工作任務的管理能力和理解能力都有了明顯的提升，會更加主動地思考工作的重要緊急程度，做事也更加高效。

每天10分鐘，時間上看似不多，但堅持下去養成真正的工作習慣，也是有挑戰的一件事。難度不在于堅持執行這一個任務，而是成為一個做事有條理的職場人。

做事有條理，也是各個階段的職場人都需要面對的挑戰。

轉自公衆号：HR菁英