作為外貿業務員，相信你也遇到過這種情況：

1.回複客戶的電子郵件并記住跟進客戶，有時卻總會漏掉一些細節信息。

2.新老客戶的資料交雜存放，沒有層次，在關鍵時刻混淆了客戶資料。

3.粗心大意弄丢了詳細記錄了客戶信息的筆記本，電腦上又沒有做好備份，導緻此前積累的客戶全沒了。

有第三方平台的數據調查顯示，低效率每年會使公司損失其收入的20%至30%。這些效率低下的原因很多可能是業務員的客戶信息混亂所緻。

因此，外貿業務員在日常工作中做好外貿客戶資料整理可以在一定程度上提高工作效率，還能更好地維護好客戶關系，從而促進業績的提升。

那麼，今天小漁夫就給大家分享一些可以幫助大家更系統地整理客戶資料的一些工具和信息分類方法。

一、提高工作效率的工具

1.思維導圖

思維導圖軟件是一種應用程序，可為個人和團隊提供集思廣益的想法和創建思維導圖的工具。它具有諸如概念映射，團隊協作，情節提要，演示工具，發布工具，創建循環和分支，流程圖，浮動圖像等功能。思維導圖如下圖所示：

（圖例來源：MindMaster）

思維導圖可用于這些場景：頭腦風暴和可視化概念、提出和交流想法、圖形組織者和電子記事本、更有效地召開會議、概述報告和文件、簡化任務和項目管理、寫作論文等。

對外貿業務員來說，可以通過思維導圖更好、更有層次地梳理外貿客戶資料，進行信息的歸檔分類。

7種免費和開源的思維導圖：Compendium、Freeplane、Wisemapping、Semantik、Xmind、Coggle、Mindmeister。

1.Notion

Notion,是一款用于記筆記的工具，有移動端和電商端可下載。它既可以做筆記，也可以用于任務管理，功能獨特。對于習慣用本子記錄客戶的外貿業務員來說，通過該軟件做筆記可以更加井井有條，省去随身攜帶攜帶本子的麻煩。有個人免費版的。

2.Konwer

Konwer，是一個功能超級強大的文檔收藏工具。使用它可以收藏網頁、文檔、筆記、腦圖等資料。它還可以自動分析提取其中的信息，關聯相關知識。你可以多維度閱讀、搜索、分析、編輯、拓展、管理和使用你的知識。

外貿業務員在日常工作中，經常會涉及到推廣渠道、外貿時事熱點、客戶往來郵件等相關信息，那麼則可以通過Konwer實現外貿客戶資料的信息分門别類的管理，從而提高信息歸納、整理的能力和效率。

二、外貿客戶資料管理方法

通常來說，在客戶管理方面，隻有一些有一定的客戶規模的企業才會采用CRM客戶管理系統，但對于一些在中小型的外貿企業工作的外貿業務員，大多情況下還是自己負責對自己跟進的客戶進行管理，因此掌握一些外貿客戶資料管理方法很重要。

整理外貿客戶資料的最有效的方式之一，就是對資料進行信息分類。信息分類指的是将信息分類為相關類别的過程。例如，在公司内部，财務文件不應與公共關系部門的文件混在一起。相反，應将它們保存在單獨的文件夾中，并且僅限于有權獲得訪問權并受其委托的負責任的個人。這樣，存儲的信息将是安全的，并且在需要時将更易于找到。

那麼針對外貿客戶資料的管理，可有哪些方法可以進行指導信息分類呢？

1.根據客戶意向等級進行劃分、整理：

A類客戶：将重點的、有明确合作意向的大客戶劃分為A類客戶；

B類客戶：正在洽談的客戶或者是太長時間不聯系的，可以放在公共客戶或者直接移交給其他同事跟進；

C類客戶，也就是潛在客戶，沒什麼購買動機，偶爾發郵件盤活一下。

2.按産品類型歸類：

在開展外貿業務經常會涉及到各種外貿資料，包括産品樣品、産品圖片、說明文件、出貨資料等，那麼則可以根據具體的類别進行分類整理。

總結：

正所謂：“所謂磨刀不誤砍柴工”。一個優秀的外貿業務員會借助優質的工具和有用的方法進行外貿客戶資料的整理，從而讓工作更加有序地進展，維護好客戶關系，促進成單率的提升。

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