很多人認為表格設計沒有什麼“技術活”，隻需要将标題和數據羅列出來。

其實，這種觀點是不正确的，要想設計出專業的表格，必須要考慮制作這個表格的背景、目的，表格需要包括哪些字段及要達到什麼樣的效果等。

隻有這樣，設計出來的表格才能滿足各種需要。

在制作表格時要先明确制表目的，也就是通過表格需要達到什麼樣的目的。

例如，領導要求對全年的招聘成果進行分析，分别按照預計招聘人數、實際招聘人數和招聘完成率來彙總每月的招聘成果，并且對全年招聘的完成情況進行統計分析。

這時就需要建立一份招聘數據源表，其核心字段包括招聘月份、招聘崗位、預計招聘人數，以及實際招聘人數等，如下圖所示。

數據源表格建立後，就可以得到領導想要的統計效果，對全年度招聘完成情況進行了統計，并且使用圖表對全年招聘任務完成情況進行了分析，效果如下圖所示。

字段是對一列數據的統稱，是 Excel 表格的框架。

因此，字段的設定對于表格設計非常重要。要想設計出專業的表格，一般需要遵循 3 個步驟來設定表格字段，如下圖所示。

字段分析

很多人設計表格時，都不知道表格中應包含哪些字段才最合理。

其實，大部分字段是根據制表目的而得來的。

例如，某 HR 要統計各部門員工的年休假天數，從中可以得出：各部門 = 部門、員工 = 姓名、年休假天數 = 應休天數。

因此，這張數據源表格中至少應該包含部門、姓名、應休天數 3 個字段。

字段拓展

3個字段并不能撐起一張表格，所以需要進一步挖掘這些基礎字段背後隐藏的其他字段。

一般地，如果表格中要列出員工姓名和部門，那麼員工編号是必不可少的，而且要統計年休假天數，就必須知道年休假天數是根據工作工齡來确定的，而工作工齡（指員工以工資收入為生活資料的全部或主要來源的工作時間，包括本企業工齡在内）是根據參加工作時間的長短來确定的，由此又可以得出，員工編号、工作工齡和參加工作時間 3 個字段。

字段順序調整

做任何事情都要有一個基本的順序，表格也一樣。

如果表格中的行列安排不符合順序，那麼看起來會非常别扭，沒有邏輯。

因此，在确定好表格中的字段後，還需要對表格字段進行排序，這樣就能得到字段完整且排列正确的數據源表格了，效果如下圖所示。

一張專業、優秀的表格，不僅字段安排要符合邏輯，還必須令人查看起來輕松、舒服，所以制作好表格後，還需要根據實際需要對表格進行裝飾美化。

表格的美化主要包括設置單元格格式、設置對齊方式、調整行高或列寬、添加邊框和底紋等。

需要注意的是，對表格的美化一般不需要“濃妝豔抹”，如下圖所示的表格，什麼都想突出，結果卻什麼都突出不了。

表格的美化講究舒服和直觀，隻要看着舒服，數據直觀即可。

例如，下圖所示為對上圖表格的美化效果進行修改後的效果。